ความหมายของระบบสารสนเทศ
ระบบสารสนเทศ (Information system) หมายถึง ระบบที่ประกอบด้วยส่วนต่างๆ ได้แก่ ระบบคอมพิวเตอร์ทั้งฮาร์ดแวร์ ซอฟท์แวร์ ระบบเครือข่าย ฐานข้อมูล ผู้พัฒนาระบบ ผู้ใช้ระบบ พนักงานที่เกี่ยวข้อง และ ผู้เชี่ยวชาญในสาขา ทุกองค์ประกอบนี้ทำงานร่วมกันเพื่อกำหนด รวบรวม จัดเก็บข้อมูล ประมวลผลข้อมูลเพื่อสร้างสารสนเทศ และส่งผลลัพธ์หรือสารสนเทศที่ได้ให้ผู้ใช้เพื่อช่วยสนับสนุนการทำงาน การตัดสินใจ การวางแผน การบริหาร การควบคุม การวิเคราะห์และติดตามผลการดำเนินงานขององค์กร
ระบบสารสนเทศ หมายถึง ชุดขององค์ประกอบที่ทำหน้าที่รวบรวม ประมวลผล จัดเก็บ และแจกจ่ายสารสนเทศ เพื่อช่วยการตัดสินใจ และการควบคุมในองค์กร ในการทำงานของระบบสารสนเทศประกอบไปด้วยกิจกรรม 3 อย่าง คือ การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ (Input) การประมวลผล (Processing) และ การนำเสนอผลลัพธ์ (Output) ระบบสารสนเทศอาจจะมีการสะท้อนกลับ(Feedback) เพื่อการประเมินและปรับปรุงข้อมูลนำเข้า ระบบสารสนเทศอาจจะเป็นระบบที่ประมวลด้วยมือ(Manual) หรือระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์ก็ได้ (Computer-based information system –CBIS) (Laudon & Laudon, 2001)
ระบบสารสนเทศ หมายถึง ระบบคอมพิวเตอร์ที่จัดเก็บข้อมูล และประมวลผลเป็นสารสนเทศ และระบบสารสนเทศเป็นระบบที่ต้องอาศัยฐานข้อมูล (CIS 105 — Survey of Computer Information Systems, n.d.)
ระบบสารสนเทศ หมายถึง ชุดของกระบวนการ บุคคล และเครื่องมือ ที่จะเปลี่ยนข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ (FAO Corporate Document Repository, 1998) ระบบสารสนเทศ ไม่ว่าจะเป็นระบบมือหรือระบบอัตโนมัติ หมายถึง ระบบที่ประกอบด้วย คน เครื่องจักรกล(machine) และวิธีการในการเก็บข้อมูล ประมวลผลข้อมูล และเผยแพร่ข้อมูล ให้อยู่ในลักษณะของสารสนเทศของผู้ใช้ (Information system, 2005)
สรุปได้ว่า ระบบสารสนเทศ ก็คือ ระบบของการจัดเก็บ ประมวลผลข้อมูล โดยอาศัยบุคคลและเทคโนโลยีสารสนเทศในการดำเนินการ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสมกับงานหรือภารกิจแต่ละอย่าง
โครงสร้างระบบสารสนเทศ
ระบบ สารสนเทศเพื่อการจัดการ เป็นระบบที่เกี่ยวข้องระหว่าง มนุษย์ กับ เทคโนโลยี ด้าน ข้อมูล – ข่าวสาร ระบบ สารสนเทศเพื่อการจัดการ ( MIS ) จึงเกี่ยวข้อง และ สัมพันธ์กับระบบต่าง ๆ เช่น - การบริหารศาสตร์ ( Management Science ) - บัญชีจัดการ ( Management Accounting )
- การจัดการ( Management ) - พฤติกรรมบุคคล ( Human Behavior ) - การประมวลผลข้อมูล( Data Processing ) - คอมพิวเตอร์ศาสตร์ ( Computer Science ) นั่นคือ ข้อมูลต่าง ๆ ที่ถูกนำเข้ามาประมวลผล อาจเกี่ยวข้องกับ ระบบย่อย 1 ระบบ หรือ หลายระบบ เป็นตัวกลาง ที่ช่วยให้ได้ผลลัพธ์ หรือ ผลงานที่ต้องการMIS Technology ประกอบด้วย - Hardware - Software - Peopleware - Database
- Procedure MIS จะทำหน้าที่ต่าง ๆ ที่เกี่ยวเนื่อง กับ ระบบ หรือ กิจกรรมต่าง ๆ ภายในองค์กร ซึ่งถ้ามองสภาพแวดล้อมในองค์กรเป็นระบบชนิดหนึ่งแล้ว จะมี ระบบ ย่อย ๆ ดังนี้
1. เป้าหมาย และ คุณค่า ( Goals and Values Subsystem ) หมายถึง เป้าหมายและ ทัศนคติของ กลุ่มคน ต่าง ๆ ภายในองค์กร 1. เป้าหมาย และ คุณค่า ( Goals and Values Subsystem ) หมายถึง เป้าหมายและ ทัศนคติของ กลุ่มคน ต่าง ๆ ภายในองค์กร 1. เป้าหมาย และ คุณค่า ( Goals and Values Subsystem ) หมายถึง เป้าหมายและ ทัศนคติของ กลุ่มคน ต่าง ๆ ภายในองค์กร2. งานเฉพาะด้าน ( Technical Subsystem ) หมายถึง ส่วนของผู้ที่ทำงานเฉพาะด้าน ภายในองค์กร เช่น ฝ่ายผลิต ฝ่ายบัญชี ฝ่ายการตลาด ฝ่ายวิจัยฯลฯ3. การบริหาร ( Managerial Subsystem ) หมายถึง ส่วนที่เกี่ยวข้องกับการ ตัดสินใจ กำหนดนโยบาย วางแผน และ ออกแบบโครงสร้างขององค์กร4. สภาพสังคม และ จิตวิทยา (Psychosocial Subsystem ) หมายถึง พฤติกรรม การจูงใจ สถานภาพ บทบาท และ การแบ่งกลุ่มบุคคลต่าง ๆ 5. กำหนดโครงสร้าง ( Structure Subsystem ) หมายถึง วิธีการที่องค์กร ได้จัดการแบ่งงานตามหน้าที่ การประสานงาน อำนาจหน้าที่ การติดต่อสื่อสาร และ รูปแบบการทำงาน ตัวอย่างความสัมพันธ์ของ MIS กับระบบย่อย เช่น แผนกบัญชี เป็น ระบบเฉพาะด้าน ที่ MIS จะช่วยการจัดการในการประมวลผลข้อมูลทางการเงิน หรือ มีส่วนสัมพันธ์กับการกำหนดโครงสร้างขององค์กร โดยให้ข้อมูลว่า
การมีโครงสร้าง แบบรวมการ ( Centralize ) หรือ แบบกระจาย ( Decentralize ) จะมีผลอย่างไร หรือ มีผลต่อต้นทุนการผลิตอย่างไร เป็นต้นการมีโครงสร้าง แบบรวมการ ( Centralize ) หรือ แบบกระจาย ( Decentralize ) จะมีผลอย่างไร หรือ มีผลต่อต้นทุนการผลิตอย่างไร เป็นต้นการมีโครงสร้าง แบบรวมการ ( Centralize ) หรือ แบบกระจาย ( Decentralize ) จะมีผลอย่างไร หรือ มีผลต่อต้นทุนการผลิตอย่างไร เป็นต้นการมีโครงสร้าง แบบรวมการ ( Centralize ) หรือ แบบกระจาย ( Decentralize ) จะมีผลอย่างไร หรือ มีผลต่อต้นทุนการผลิตอย่างไร เป็นต้น
ความสัมพันธ์ของระบบสารสนเทศแต่ละชนิด
ความสัมพันธ์ของระบบสารสนเทศแบบต่างๆ ในองค์การ โดยปกติแล้ว TPS จะเป็นแหล่งข้อมูลพื้นฐานให้กับระบบสารสนเทศอื่นๆ ในขณะที่ EIS จะเป็นระบบที่รับข้อมูลจากระบบสารสนเทศในระดับที่ต่ำกว่า นอกจากนี้ ในระบบสารสนเทศแต่ละประเภทอาจมีการแลกเปลี่ยนข้อมูลภายในระบบย่อยๆ กันเอง เช่น ระบบสารสนเทศฝ่ายขายกับระบบสารสนเทศฝ่ายผลิต และระบบสารสนเทศฝ่ายจัดส่งสินค้า เป็นต้น ซึ่งสอดคล้องกับกลยุทธ์การสร้างความแตกต่างของสินค้าหรือบริการ (Product Differentiation) เช่น การที่ธนาคารไทยพาณิชย์เสนอการทำบัตรนักศึกษาควบกับบัตรเอทีเอ็ม (Automatic Teller Machine, ATM) หรือ การบริษัทโมเดลคอมพิวเตอร์ (Dell Computer) เปิดโอกาสให้ลูกค้าสั่งเครื่องคอมพิวเตอร์ด้วยตัวเองทางออนไลน์ โดยลูกค้าสามารถเลือกความสามารถของเครื่องและอุปกรณ์ต่างๆ ได้ตามต้องการ เป็นต้น
โดยที่ MIS จะเน้นการตัดสินใจแบบมีโครงสร้าง (แนวทาง – ตรรกะที่แน่นอน) และใช้ข้อมูลภายในจากระบบ TPS เป็นหลัก จุดมุ่งหมายเพื่อบริหารจัดการ (Supervise) งานของหน่วยปฏิบัติการ ให้บรรลุเป้าหมาย ตามแผนงานที่กำหนดมาโดยผู้บริหารระดับกลาง ภายใต้งบประมาณ เวลาและข้อจำกัดอื่นๆ ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด เช่น Production Control, Sales forecasts, financial analysis, และ human resource management เป็นต้น
DSS เน้นการตัดสินใจแบบกึ่งโครงสร้าง (Semi structured decision making) มีการใช้ข้อมูลข่าวสารจากระบบ MIS และข้อมูลจากภายนอกบางส่วนมาช่วยในการปรับปรุง หรือ กำหนดแผนงานที่จะต้องสนองเป้าหมายหลักขององค์กรให้มากที่สุด เช่น ระบบ Data miming เป็นต้น
EIS เน้นการตัดสินใจแบบไร้โครงสร้าง (Unstructured decision making) จุดมุ่งหมายของระบบ EIS คือ ช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นแนวทาง ความเป็นไปที่เป็นมา และกำลังจะมีแนวโน้มไปทางใด เพื่อให้สามารถกำหนดนโยบาย เป้าหมาย หลักๆ ขององค์กรให้สามารถธำรงองค์กรไว้ได้ แข่งขันกับคู่แข่งขันได้อย่างดี ตัวอย่างเช่นระบบ วางแผนกลยุทธ์ Strategic planning เป็นต้น จะเป็นมาตรการสิ่งที่ได้จากการตัดสินใจของผู้บริหารชั้นสูงที่ใช้สั่งการไปสู่ผู้บริหารระดับกลาง เพื่อปรับแผนงานและกระทบถึงผู้บริหารระดับต้น เพื่อปฏิบัติตามแผนงาน ใหม่ต่อไป
2. การคิดคำนวณ (Calculation) การคิดคำนวณโดยใช้วิธีการคณิตศาสตร์ เช่น บวก ลบ คูณ หาร เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์ เช่น การคำนวณภาษีขายทั้งหมดที่ต้องจ่ายในช่วง 3 ปีที่ผ่านมา
3. การเรียงลำดับข้อมูล (Sorting) การจัดเรียงข้อมูลเพื่อทำให้การประมวลผลง่ายขึ้น เช่น การจัดเรียง invoices ตามรหัสไปรษณีย์เพื่อให้การจัดส่งเร็วยิ่งขึ้น
4. การสรุปข้อมูล (Summarizing) เป็นการลดขนาดของข้อมูลให้เล็กหรือกะทัดรัดขึ้น เช่น การคำนวณเกรดเฉลี่ยของนักศึกษาแต่ละคน
5. การเก็บ (Storage) การบันทึกเหตุการณ์ที่มีผลต่อการปฏิบัติงาน อาจจำเป็นต้องเก็บรักษาข้อมูลไว้ โดยเฉพาะข้อมูลบางประเภทที่จำเป็นต้องเก็บรักษาไว้ตามกฎหมาย ที่จริงแล้ว TPS เกี่ยวข้องกับงานทุกระดับในองค์การ แต่งานส่วนใหญ่ของ TPS จะเกิดขึ้นในระดับปฏิบัติการมากกว่า แม้ว่า TPS จะจำเป็นในการปฏิบัติงานในองค์การแต่ระบบ TPS ก็ไม่เพียงพอในการสนับสนุนในการตัดสินใจของผู้บริหาร ดังนั้นองค์การจึงจำเป็นต้องมีระบบอื่นสำหรับช่วยผู้บริหาร
และระบบ TPS จะสนับสนุนการทำงานของ MIS DSS EIS ES และ OAS ดังต่อไปนี้
1.การจัดกลุ่มของข้อมูล (Classification) คือ การจัดกลุ่มข้อมูลลักษณะเหมือนกันไว้ด้วยกัน
2. การคิดคำนวณ (Calculation) การคิดคำนวณโดยใช้วิธีการคณิตศาสตร์ เช่น บวก ลบ คูณ หาร เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์ เช่น การคำนวณภาษีขายทั้งหมดที่ต้องจ่ายในช่วง 3 ปีที่ผ่านมา
3. การเรียงลำดับข้อมูล (Sorting) การจัดเรียงข้อมูลเพื่อทำให้การประมวลผลง่ายขึ้น เช่น การจัดเรียง invoices ตามรหัสไปรษณีย์เพื่อให้การจัดส่งเร็วยิ่งขึ้น
4. การสรุปข้อมูล (Summarizing) เป็นการลดขนาดของข้อมูลให้เล็กหรือกะทัดรัดขึ้น เช่น การคำนวณเกรดเฉลี่ยของนักศึกษาแต่ละคน
5. การเก็บ (Storage) การบันทึกเหตุการณ์ที่มีผลต่อการปฏิบัติงาน อาจจำเป็นต้องเก็บรักษาข้อมูลไว้ โดยเฉพาะข้อมูลบางประเภทที่จำเป็นต้องเก็บรักษาไว้ตามกฎหมาย ที่จริงแล้ว TPS เกี่ยวข้องกับงานทุกระดับในองค์การ แต่งานส่วนใหญ่ของ TPS จะเกิดขึ้นในระดับปฏิบัติการมากกว่า แม้ว่า TPS จะจำเป็นในการปฏิบัติงานในองค์การแต่ระบบ TPS ก็ไม่เพียงพอในการสนับสนุนในการตัดสินใจของผู้บริหาร ดังนั้นองค์การจึงจำเป็นต้องมีระบบอื่นสำหรับช่วยผู้บริหาร
บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์กร
องค์การ ตามความหมายทางเทคนิค หมายถึง โครงสร้างทางสังคมอย่างเป็นทางการที่มีความมั่นคง โดยรับเอาทรัพยากรจากสิ่งแวดล้อมมาผ่านกระบวนการเพื่อสร้างหรือผลิตผลลัพธ์ คำจำกัดความด้านเทคนิคนี้จะเน้นองค์ประกอบขององค์การ 3 ส่วนคือ
1. ปัจจัยหลักด้านการผลิต ได้แก่ เงินทุนและแรงงาน2. การบวนการผลิต ซึ่งจะเปลี่ยนสิ่งที่นำเข้าให้เป็นผลิตภัณฑ์3. ผลผลิต ได้แก่ สินค้าและบริการ
ผลกระทบของระบบสารสนเทศต่อองค์การ ระบบสารสนเทศมีผลกระทบต่อกระบวนการทำงานและโครงสร้างขององค์การดังนี้ 1. ลดระดับขั้นของการจัดการ 2. มีความคล่องตัวในการดำเนินงาน 3. ลดขั้นตอนการดำเนินงาน 4. เปลี่ยนแปลงกระบวนการจัดการ 5. กำหนดขอบเขตการดำเนินงานใหม่
องค์การดิจิทัลและองค์การแบบเครือข่าย เทคโนโลยีอินเตอร์เน็ตสนับสนุนการทำธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์และเกิดขึ้นขององค์การแบบ เครือข่าย ช่วยให้จัดการแพร่กระจายข่าวสารไปยังบุคคลภายในและภายนอกได้ทันที องค์การสามารถใช้สารสนเทศนี้เพื่อปรับปรุงกระบวนทางธุรกิจภายในและภายนอก องค์การได้ เทคโนโลยีในการประสานและการเชื่อมโยงสามารถนำมาใช้ในการปรับเปลี่ยนโครงสร้าง ขยายขอบเขตการทำงานและควบคุมการปฏิบัติงาน รวมทั้งการนำเสนอสินค้าและบริการ ซึ่งหากมีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้งานเกือบทุกส่งนขององค์การและเป็นองค์ประกอบหลักในการดำเนินธุรกิจ รวมถึงการบริหารจัดการจะทำให้องค์การเข้าสู่ลักษณะขององค์การดิจิทัลองค์การเสมือนจริง (Virtual Organization) เป็นรูปแบบขององค์การแบบใหม่ ซึ่งเป็นเครือข่ายขององค์การที่เชื่อมโยงกันด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อแลกเปลี่ยนทักษะ ลดต้นทุน สร้างและกระจายสินค้าและบริการ โดยไม่มีข้อจำกัดเกี่ยวกับสถานที่ตั้งขององค์การ ลักษณะขององค์กรเสมือนจริงมีดังนี้
1. มีขอบเขตขององค์การไม่ชัดเจน : เนื่องจากอาจกระจายอยู่ต่างสถานที่กัน ทำให้ยากต่อการนกำหนดขอบเขตที่แน่ชัดขององค์การ
2. ใช้เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม
3. มีความเป็นเลิศ : องค์การอิสระแต่ละองค์การจะนำความสามารถหลักหรือความเป็นเลิศมาใช้เพื่อให้เกิดประโยชน์ทางการตลาด
4. มีความไว้วางใจ
5. มีโอกาสทางตลาด : องค์การอิสระต่างๆ อาจรวมกันเป็นองค์การเสมือนจริงในลักษณะถาวรหรือชั่วคราว เนื่องจากเห็นว่ามีโอกาสทางการตลาด และสลายตัวเมื่อโครงการจบ
ระดับของผู้ใช้ระบบสารสนเทศ
1. ผู้ปฏิบัติงาน (Worker) เป็นบุคลากรที่ดำเนินงานด้านการสนับสนุนและอำนวยความสะดวกให้กับบุคลากรฝ่ายต่างๆ เป็นผู้ทำกิจกรรมประจำวันตลอดจนจัดทำฐานข้อมูลและรายงานขององค์การ
2. ผู้บริหารระดับปฏิบัติการ (Operational Manager) หรือเรียกทั่วไปว่า หัวหน้างาน(Supervisors) ผู้บริหารระดับนี้จะทำหน้าที่ควบคุมและดูแลการดำเนินงานประจำวันของบุคลากรระดับปฏิบัติงานให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
3. ผู้บริหารระดับกลาง (Middle Manager) เป็นผู้ที่กำกับการบริหารงานของผู้บริหารระดับปฏิบัติการ รวมทั้งวางแผนยุทธวิธีเพื่อให้การดำเนินงานขององค์การบรรลุเป้าหมาย นอกจากนี้ยังต้องทำหน้าที่ประสานงานกับผู้บริหารระดับสูงเพื่อรับนโยบาย แล้วนำมาวางแผนการปฏิบัติงาน
4. ผู้บริหารระดับสูง (Senior Manager) หรือเรียกทั่วไปว่า Executive Managers เป็นผู้บริหารระดับสูงสุดขององค์การ เป็นผู้ที่รับผิดชอบด้านการวางแผนกลยุทธ์(Strategic Planing) ในการกำหนดเป้าหมาย และวัตถุประสงค์ขององค์การ ตลอดจนดูแลองค์การในภาพรวม
ประเภทของระบบสารสนเทศ (Types of Information Systems) เมื่อกล่าวถึงระบบสารสนเทศ ในปัจจุบันส่วนใหญ่จะเป็นระบบที่นำคอมพิวเตอร์มาใช้ หรือที่เรียกว่า ระบบสารสนเทศอิงคอมพิวเตอร์ (Computer-Based Information Systems หรือ CBIS) ระบบสารสนเทศสามารถจัดแบ่งประเภทได้หลายวิธี ประเภทของระบบสารสนเทศที่สำคัญ 3 ประเภท ดังนี้ 1. ระบบสารสนเทศจำแนกตามประเภทของธุรกิจ : โดยจะต้องออกแบบให้สอดคล้องและเหมาะสมกับลักษณะงานขององค์การเหล่านั้น ระบบสารสนเทศที่จำแนกตามประเภทของธุรกิจ โดยทั่วไปจะเป็นระบบสารสนเทศขนาดใหญ่ที่ประกอบด้วยระบบสารสนเทศที่จำแนกตามหน้าที่ย่อยๆ หลายระบบ 2. ระบบสารสนเทศจำแนกตามหน้าที่ของงาน : จะเป็นระบบที่จำแนกตามลักษณะหรือหน้าที่ของงานหลัก ซึ่งแต่ละระบบสามารถประกอบด้วยระบบสารสนเทศย่อยๆ ที่เป็นกิจกรรมของงานหลัก 3. ระบบสารสนเทศจำแนกตามลักษณะการดำเนินงาน : จะถูกออกแบบให้มีความสอดคล้องกับลักษณะงานและระดับของผู้ใช้งานเพื่อให้สอดคล้องกับการนำสารสนเทศไปใช้ประกอบการบริหารและตัดสินใจ
โครงสร้างขององค์กรที่ใช้คอมพิวเตอร์
1. โครงสร้างองค์การตามหน้าที่การงาน (Functional OrganizationStructure)หมายถึง โครงสร้างที่จัดตั้งขึ้นโดยแบ่งไปตามประเภทหรือหน้าที่การงาน เพื่อแสดงให้เห็นว่าในแต่ละแผนกนั้นมีหน้าที่ต้องกระทำอะไรบ้าง ซึ่งผลดีก่อให้เกิดการได้คนมีความสามารถทำงานในแผนกนั้น ๆ ทั้งยังฝึกบุคคลในแผนกนั้น ๆ ให้มีความเชี่ยวชาญกับหน้าที่ของงานนั้นอย่างลึกซึ้ง สำหรับฝ่ายบริหารระดับสูงนั้นก็เป็นเพียงแต่กำหนดนโยบายไว้กว้าง ๆ เพราะมีผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านคอยป้อนข้อมูลที่ถูกต้องให้พิจารณาตัดสินใจและให้มีความผิดพลาดได้น้อยมาก อีกประการหนึ่งในแต่ละแผนกนั้น เมื่อทุกคนมีความเชี่ยวชาญงานในหน้าที่ชนิดเดียวกัน ย่อมก่อให้เกิดการประสานงานได้ง่ายเนื่องจากแต่ละคนมีความสนใจในงานและใช้ภาษาเดียวกัน ทำให้สามารถสร้างบรรยากาศการทำงานที่ดีได้ง่ายนอกจากนั้น การบริหารงานก็เกิดความประหยัดด้วย เพราะแต่ละแผนกได้ใช้ความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านสร้างผลิตผลได้เต็มเม็ดเต็มหน่วย การใช้เครื่องจักรและแรงงานก็ใช้ได้ผลคุ้มค่า อย่างไรก็ตาม การจัดรูปแบบองค์การแบบนี้ก็มีผลเสียในทางการบริหารหลายประการ อาทิเช่น การแบ่งงานออกเป็นหลายแผนกและมีผู้เชี่ยวชาญหลายคน ทำให้การวางแผนงานยุ่งยากขึ้น อาจมีการปัดความรับผิดชอบได้ นอกจากนั้นการจัดองค์การรูปแบบนี้มักเน้นที่การรวมอำนาจไว้ ณ จุดที่สูงที่สุด ไม่มีการกระจายอำนาจในการบริหารให้ลดหลั่นลงไป
2. โครงสร้างองค์การตามสายงานหลัก (Line Organization Structure) หมายถึงการจัดรูปแบบโครงสร้างให้มีสายงานหลัก และมีการบังคับบัญชาจากบนลงล่างลดหั่นเป็นขั้น ๆ จะไม่มีการสั่งการแบบข้ามขั้นตอนในสายงาน ซึ่งโครงสร้างแบบนี้เหมาะสมสำหรับองค์การต่าง ๆ ที่ต้องการให้มีการขยายตัวในอนาคตได้ เพราะเพียงแต่เพิ่มเติมโครงสร้างในบางสายงานให้มีการควบคุมบังคับบัญชาลดหลั่นลงไปอีกได้ การจัดองค์การแบบนี้ อาจจะคำนึงถึงสภาพของงานที่เป็นจริง เช่น แบ่งตามลักษณะของผลิตภัณฑ์ หรือแบ่งตามอาณาเขต หรือแบ่งตามประเภทของลูกค้า หรือแบ่งตามกระบวนการ ผลดีของโครงสร้างแบบนี้มีหลายประการ เช่น การจัดโครงสร้างด้วยรูปแบบที่เข้าใจง่าย การบังคับบัญชาตามสายงานเป็นขั้นตอน ฉะนั้นจุดใดที่มีการปฏิบัติงานล่าช้าก็สามารถตรวจสอบได้รวดเร็ว จากผู้บังคับบัญชาในระดับนั้นได้ง่าย นอกจากนั้นผู้ปฏิบัติงานได้คลุกคลีกับสภาพของปัญหาที่เป็นจริงและเกิดขึ้นเสมอ ทำให้การตัดสินใจต่าง ๆ มีข้อมูลที่แน่นอน และสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องรวดเร็ว ซึ่งส่งผลสะท้อนให้มีการปกครองบังคับบัญชาที่อยู่ในระเบียบวินัยได้ดี การติดต่อสื่อสารและการควบคุมการทำงานทำได้ง่าย ตลอดจนเมื่อต้องการจะเปลี่ยนรูปโครงสร้างขององค์การก็สามารถที่จะเปลี่ยนได้ค่อนข้างสะดวก เพราะการจัดรูปแบบองค์การนี้ ไม่มีอะไรสลับซับซ้อนมากนัก ประการสุดท้าย องค์การนี้เหมาะสำหรับการจัดรูปแบบองค์การขนาดเล็ก แต่ไม่เหมาะที่จะจัดในลักษณะองค์การขนาดใหญ่ที่มีการปฏิบัติงานสลับซับซ้อน ส่วนข้อเสียของโครงสร้างแบบนี้นั้นได้ก่อให้เกิดปัญหาดังนี้คือ ประการแรก ไม่ได้สนับสนุนให้ผู้ทำงานมีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน นอกจากนั้นบางขณะปริมาณของงานมีมาก จนต้องใช้เวลาทำงานประจำให้เสร็จ ไม่มีเวลาที่จะมาศึกษาถึงระบบการทำงานที่ดีกว่า อีกประการหนึ่งลักษณะของโครงสร้างเช่นนี้เป็นอุปสรรคต่อการดำเนินงาน เพราะไม่สามารถครอบคลุมขอบข่ายของงานได้ทังหมดได้ และประการสุดท้าย ผู้บริหารระดับสูงอาจจะไม่ยอมมอบหมายงาน ให้ผู้บริหารงานระดับรอง ๆ ลงมา หรือพยายามกีดกัน หรือส่งเสริมคนอื่นให้ขึ้นมาแทนตน ทำให้ขวัญของผู้ปฏิบัติงานในระดับรอง ๆ ไปไม่ดี หมดกำลังใจในการปฏิบัติงาน เนื่องจากโครงสร้างแบบนี้ให้อำนาจควบคุมโดยตรงต่อผู้บังคับบัญชาระดับสูงเท่านั้น
3. โครงสร้างองค์การแบบคณะที่ปรึกษา (Staff Organization Structure) หมายถึงการจัดโครงสร้างโดยการให้มีที่ปรึกษาเข้ามาช่วยการบริหารงาน เช่น ที่ปรึกษานายก ฯ ที่ปรึกษาผู้ว่าฯ กทม. เป็นต้น เพราะว่าที่ปรึกษามีความรู้ ความชำนาญเฉพาะด้าน โดยเฉพาะการใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่ ซึ่งต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญมาช่วยหรือคอยแนะนำ ทำให้องค์การมองเห็นความสำคัญของการมีที่ปรึกษาขึ้น อย่างไรก็ตาม พวกที่ปรึกษาไม่มีอำนาจในการสั่งการใด ๆ นอกจากคอยป้อนข้อมูลให้ผู้บริหารเป็นผู้ชี้ขาดอีกชั้นหนึ่ง ซึ่งการจัดองค์การรูปแบบนี้มีผลดีคือ ทำให้การดำเนินงานต่าง ๆ มีการวางแผนและประเมินสถานการณ์ล่วงหน้าได้ มีที่ปรึกษาคอยให้ความกระจ่างและประสานงานกับหน่วยงานอื่นๆ และทำให้การทำงานใช้หลักเหตุและผลมากขึ้น มีการใช้เครื่องมือที่ทันสมัย และคนมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น นอกจากนั้น ยังทำให้งานตามสายงานและงานของคณะที่ปรึกษาสัมพันธ์กัน และเข้าใจบทบาทซึ่งกันและกัน แต่ผลเสียของการใช้ที่ปรึกษาอาจมีการปีนเกลียวกัน เนื่องจากความเห็นไม่ลงรอยกัน และฝ่ายคณะที่ปรึกษาอาจท้อถอยในการทำงานได้ เพราะมีหน้าที่เพียงเสนอแนะแต่ไม่มีอำนาจสั่งการ
4. โครงสร้างองค์การแบบคณะกรรมการบริหาร (Committees Organization Structure) หมายถึงการจัดโครงสร้างองค์การโดยให้มีการบริหารงานในลักษณะคณะกรรมการ เช่น คณะกรรมการบริหารงานรถไฟแห่งประเทศไทย คระกรรมการ อสมท. และคณะกรรมการบริหารบริษัทเจริญโภคภัณฑ์ เป็นต้น การบริหารงานองค์การโดยให้มีคณะกรรมการบริหารเช่นนี้ ผลดีจะช่วยขจัดปัญหา การบริหารงานแบบผูกขาดของคน ๆ เดียว หรือการใช้แบบเผด็จการเข้ามาบริหารงาน นอกจากนั้น การตั้งคณะกรรมการซึ่งประกอบด้วยบุคคลมาจากหลาย ๆ ฝ่ายจะทำให้ทุกคนเข้าใจปัญหาและก่อให้เกิดการยอมรับในปัญหที่ฝ่ายอื่นเผชิญอยู่ทำให้การประสานงานเป็นไปได้ง่ยขึ้น แต่อย่างไรก็ตาม ข้อเสียของการใช้ระบบคณะกรรมการก็คือเกิดการสูญเสียทรัพยากรโดยใช่เหตุ เนื่องจากเวลาส่วนใหญ่ใช้ไปในการประชุมถกเถียงกัน กว่าจะได้ข้อยุติอาจไม่ทันการต่อการวินิจฉัยสั่งการได้ หรืออาจเป็นการแลกเปลี่ยนผลประโยชน์ในระดับคณะกรรมการหรือยอมประนีประนอมกันเพื่อให้ได้ข้อยุติที่รวดเร็ว ทำให้การตั้งคณะกรรมการไร้ผล
5. โครงสร้างองค์การงานอนุกรม (Auxiliary) คือหน่วยงานช่วย บางทีเรียกว่าหน่วยงานแม่บ้าน (House-keeping agency) ซึ่งเป็นงานเกี่ยวกับธุรการ และอำนวยความสะดวก เช่น งานเลขานุการ และงานตรวจสอบภายใน เป็นต้น
ข้อมูลและสารสนเทศมีความเกี่ยวข้อง
และสัมพันธ์กันอย่างไร
ระบบสารสนเทศ (Information system) หมายถึง ระบบที่ประกอบด้วยส่วนต่างๆ ได้แก่ ระบบคอมพิวเตอร์ทั้งฮาร์ดแวร์ ซอฟท์แวร์ ระบบเครือข่าย ฐานข้อมูล ผู้พัฒนาระบบ ผู้ใช้ระบบ พนักงานที่เกี่ยวข้อง และ ผู้เชี่ยวชาญในสาขา ทุกองค์ประกอบนี้ทำงานร่วมกันเพื่อกำหนด รวบรวม จัดเก็บข้อมูล ประมวลผลข้อมูลเพื่อสร้างสารสนเทศ และส่งผลลัพธ์หรือสารสนเทศที่ได้ให้ผู้ใช้เพื่อช่วยสนับสนุนการทำงาน การตัดสินใจ การวางแผน การบริหาร การควบคุม การวิเคราะห์และติดตามผลการดำเนินงานขององค์กร
ระบบสารสนเทศ หมายถึง ชุดขององค์ประกอบที่ทำหน้าที่รวบรวม ประมวลผล จัดเก็บ และแจกจ่ายสารสนเทศ เพื่อช่วยการตัดสินใจ และการควบคุมในองค์กร ในการทำงานของระบบสารสนเทศประกอบไปด้วยกิจกรรม 3 อย่าง คือ การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ (Input) การประมวลผล (Processing) และ การนำเสนอผลลัพธ์ (Output) ระบบสารสนเทศอาจจะมีการสะท้อนกลับ(Feedback) เพื่อการประเมินและปรับปรุงข้อมูลนำเข้า ระบบสารสนเทศอาจจะเป็นระบบที่ประมวลด้วยมือ(Manual) หรือระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์ก็ได้ (Computer-based information system –CBIS) (Laudon & Laudon, 2001)
ระบบสารสนเทศ หมายถึง ระบบคอมพิวเตอร์ที่จัดเก็บข้อมูล และประมวลผลเป็นสารสนเทศ และระบบสารสนเทศเป็นระบบที่ต้องอาศัยฐานข้อมูล (CIS 105 — Survey of Computer Information Systems, n.d.)
ระบบสารสนเทศ หมายถึง ชุดของกระบวนการ บุคคล และเครื่องมือ ที่จะเปลี่ยนข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ (FAO Corporate Document Repository, 1998) ระบบสารสนเทศ ไม่ว่าจะเป็นระบบมือหรือระบบอัตโนมัติ หมายถึง ระบบที่ประกอบด้วย คน เครื่องจักรกล(machine) และวิธีการในการเก็บข้อมูล ประมวลผลข้อมูล และเผยแพร่ข้อมูล ให้อยู่ในลักษณะของสารสนเทศของผู้ใช้ (Information system, 2005)
สรุปได้ว่า ระบบสารสนเทศ ก็คือ ระบบของการจัดเก็บ ประมวลผลข้อมูล โดยอาศัยบุคคลและเทคโนโลยีสารสนเทศในการดำเนินการ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสมกับงานหรือภารกิจแต่ละอย่าง
โครงสร้างระบบสารสนเทศ
ระบบ สารสนเทศเพื่อการจัดการ เป็นระบบที่เกี่ยวข้องระหว่าง มนุษย์ กับ เทคโนโลยี ด้าน ข้อมูล – ข่าวสาร ระบบ สารสนเทศเพื่อการจัดการ ( MIS ) จึงเกี่ยวข้อง และ สัมพันธ์กับระบบต่าง ๆ เช่น - การบริหารศาสตร์ ( Management Science ) - บัญชีจัดการ ( Management Accounting )- การจัดการ( Management ) - พฤติกรรมบุคคล ( Human Behavior ) - การประมวลผลข้อมูล( Data Processing ) - คอมพิวเตอร์ศาสตร์ ( Computer Science ) นั่นคือ ข้อมูลต่าง ๆ ที่ถูกนำเข้ามาประมวลผล อาจเกี่ยวข้องกับ ระบบย่อย 1 ระบบ หรือ หลายระบบ เป็นตัวกลาง ที่ช่วยให้ได้ผลลัพธ์ หรือ ผลงานที่ต้องการMIS Technology ประกอบด้วย - Hardware - Software - Peopleware - Database
- Procedure MIS จะทำหน้าที่ต่าง ๆ ที่เกี่ยวเนื่อง กับ ระบบ หรือ กิจกรรมต่าง ๆ ภายในองค์กร ซึ่งถ้ามองสภาพแวดล้อมในองค์กรเป็นระบบชนิดหนึ่งแล้ว จะมี ระบบ ย่อย ๆ ดังนี้
1. เป้าหมาย และ คุณค่า ( Goals and Values Subsystem ) หมายถึง เป้าหมายและ ทัศนคติของ กลุ่มคน ต่าง ๆ ภายในองค์กร 1. เป้าหมาย และ คุณค่า ( Goals and Values Subsystem ) หมายถึง เป้าหมายและ ทัศนคติของ กลุ่มคน ต่าง ๆ ภายในองค์กร 1. เป้าหมาย และ คุณค่า ( Goals and Values Subsystem ) หมายถึง เป้าหมายและ ทัศนคติของ กลุ่มคน ต่าง ๆ ภายในองค์กร2. งานเฉพาะด้าน ( Technical Subsystem ) หมายถึง ส่วนของผู้ที่ทำงานเฉพาะด้าน ภายในองค์กร เช่น ฝ่ายผลิต ฝ่ายบัญชี ฝ่ายการตลาด ฝ่ายวิจัยฯลฯ3. การบริหาร ( Managerial Subsystem ) หมายถึง ส่วนที่เกี่ยวข้องกับการ ตัดสินใจ กำหนดนโยบาย วางแผน และ ออกแบบโครงสร้างขององค์กร4. สภาพสังคม และ จิตวิทยา (Psychosocial Subsystem ) หมายถึง พฤติกรรม การจูงใจ สถานภาพ บทบาท และ การแบ่งกลุ่มบุคคลต่าง ๆ 5. กำหนดโครงสร้าง ( Structure Subsystem ) หมายถึง วิธีการที่องค์กร ได้จัดการแบ่งงานตามหน้าที่ การประสานงาน อำนาจหน้าที่ การติดต่อสื่อสาร และ รูปแบบการทำงาน ตัวอย่างความสัมพันธ์ของ MIS กับระบบย่อย เช่น แผนกบัญชี เป็น ระบบเฉพาะด้าน ที่ MIS จะช่วยการจัดการในการประมวลผลข้อมูลทางการเงิน หรือ มีส่วนสัมพันธ์กับการกำหนดโครงสร้างขององค์กร โดยให้ข้อมูลว่า
การมีโครงสร้าง แบบรวมการ ( Centralize ) หรือ แบบกระจาย ( Decentralize ) จะมีผลอย่างไร หรือ มีผลต่อต้นทุนการผลิตอย่างไร เป็นต้นการมีโครงสร้าง แบบรวมการ ( Centralize ) หรือ แบบกระจาย ( Decentralize ) จะมีผลอย่างไร หรือ มีผลต่อต้นทุนการผลิตอย่างไร เป็นต้นการมีโครงสร้าง แบบรวมการ ( Centralize ) หรือ แบบกระจาย ( Decentralize ) จะมีผลอย่างไร หรือ มีผลต่อต้นทุนการผลิตอย่างไร เป็นต้นการมีโครงสร้าง แบบรวมการ ( Centralize ) หรือ แบบกระจาย ( Decentralize ) จะมีผลอย่างไร หรือ มีผลต่อต้นทุนการผลิตอย่างไร เป็นต้น
ความสัมพันธ์ของระบบสารสนเทศแต่ละชนิด
ความสัมพันธ์ของระบบสารสนเทศแบบต่างๆ ในองค์การ โดยปกติแล้ว TPS จะเป็นแหล่งข้อมูลพื้นฐานให้กับระบบสารสนเทศอื่นๆ ในขณะที่ EIS จะเป็นระบบที่รับข้อมูลจากระบบสารสนเทศในระดับที่ต่ำกว่า นอกจากนี้ ในระบบสารสนเทศแต่ละประเภทอาจมีการแลกเปลี่ยนข้อมูลภายในระบบย่อยๆ กันเอง เช่น ระบบสารสนเทศฝ่ายขายกับระบบสารสนเทศฝ่ายผลิต และระบบสารสนเทศฝ่ายจัดส่งสินค้า เป็นต้น ซึ่งสอดคล้องกับกลยุทธ์การสร้างความแตกต่างของสินค้าหรือบริการ (Product Differentiation) เช่น การที่ธนาคารไทยพาณิชย์เสนอการทำบัตรนักศึกษาควบกับบัตรเอทีเอ็ม (Automatic Teller Machine, ATM) หรือ การบริษัทโมเดลคอมพิวเตอร์ (Dell Computer) เปิดโอกาสให้ลูกค้าสั่งเครื่องคอมพิวเตอร์ด้วยตัวเองทางออนไลน์ โดยลูกค้าสามารถเลือกความสามารถของเครื่องและอุปกรณ์ต่างๆ ได้ตามต้องการ เป็นต้น
โดยที่ MIS จะเน้นการตัดสินใจแบบมีโครงสร้าง (แนวทาง – ตรรกะที่แน่นอน) และใช้ข้อมูลภายในจากระบบ TPS เป็นหลัก จุดมุ่งหมายเพื่อบริหารจัดการ (Supervise) งานของหน่วยปฏิบัติการ ให้บรรลุเป้าหมาย ตามแผนงานที่กำหนดมาโดยผู้บริหารระดับกลาง ภายใต้งบประมาณ เวลาและข้อจำกัดอื่นๆ ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด เช่น Production Control, Sales forecasts, financial analysis, และ human resource management เป็นต้น
DSS เน้นการตัดสินใจแบบกึ่งโครงสร้าง (Semi structured decision making) มีการใช้ข้อมูลข่าวสารจากระบบ MIS และข้อมูลจากภายนอกบางส่วนมาช่วยในการปรับปรุง หรือ กำหนดแผนงานที่จะต้องสนองเป้าหมายหลักขององค์กรให้มากที่สุด เช่น ระบบ Data miming เป็นต้นEIS เน้นการตัดสินใจแบบไร้โครงสร้าง (Unstructured decision making) จุดมุ่งหมายของระบบ EIS คือ ช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นแนวทาง ความเป็นไปที่เป็นมา และกำลังจะมีแนวโน้มไปทางใด เพื่อให้สามารถกำหนดนโยบาย เป้าหมาย หลักๆ ขององค์กรให้สามารถธำรงองค์กรไว้ได้ แข่งขันกับคู่แข่งขันได้อย่างดี ตัวอย่างเช่นระบบ วางแผนกลยุทธ์ Strategic planning เป็นต้น จะเป็นมาตรการสิ่งที่ได้จากการตัดสินใจของผู้บริหารชั้นสูงที่ใช้สั่งการไปสู่ผู้บริหารระดับกลาง เพื่อปรับแผนงานและกระทบถึงผู้บริหารระดับต้น เพื่อปฏิบัติตามแผนงาน ใหม่ต่อไป
2. การคิดคำนวณ (Calculation) การคิดคำนวณโดยใช้วิธีการคณิตศาสตร์ เช่น บวก ลบ คูณ หาร เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์ เช่น การคำนวณภาษีขายทั้งหมดที่ต้องจ่ายในช่วง 3 ปีที่ผ่านมา
3. การเรียงลำดับข้อมูล (Sorting) การจัดเรียงข้อมูลเพื่อทำให้การประมวลผลง่ายขึ้น เช่น การจัดเรียง invoices ตามรหัสไปรษณีย์เพื่อให้การจัดส่งเร็วยิ่งขึ้น
4. การสรุปข้อมูล (Summarizing) เป็นการลดขนาดของข้อมูลให้เล็กหรือกะทัดรัดขึ้น เช่น การคำนวณเกรดเฉลี่ยของนักศึกษาแต่ละคน
5. การเก็บ (Storage) การบันทึกเหตุการณ์ที่มีผลต่อการปฏิบัติงาน อาจจำเป็นต้องเก็บรักษาข้อมูลไว้ โดยเฉพาะข้อมูลบางประเภทที่จำเป็นต้องเก็บรักษาไว้ตามกฎหมาย ที่จริงแล้ว TPS เกี่ยวข้องกับงานทุกระดับในองค์การ แต่งานส่วนใหญ่ของ TPS จะเกิดขึ้นในระดับปฏิบัติการมากกว่า แม้ว่า TPS จะจำเป็นในการปฏิบัติงานในองค์การแต่ระบบ TPS ก็ไม่เพียงพอในการสนับสนุนในการตัดสินใจของผู้บริหาร ดังนั้นองค์การจึงจำเป็นต้องมีระบบอื่นสำหรับช่วยผู้บริหาร
และระบบ TPS จะสนับสนุนการทำงานของ MIS DSS EIS ES และ OAS ดังต่อไปนี้
1.การจัดกลุ่มของข้อมูล (Classification) คือ การจัดกลุ่มข้อมูลลักษณะเหมือนกันไว้ด้วยกัน
2. การคิดคำนวณ (Calculation) การคิดคำนวณโดยใช้วิธีการคณิตศาสตร์ เช่น บวก ลบ คูณ หาร เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์ เช่น การคำนวณภาษีขายทั้งหมดที่ต้องจ่ายในช่วง 3 ปีที่ผ่านมา
3. การเรียงลำดับข้อมูล (Sorting) การจัดเรียงข้อมูลเพื่อทำให้การประมวลผลง่ายขึ้น เช่น การจัดเรียง invoices ตามรหัสไปรษณีย์เพื่อให้การจัดส่งเร็วยิ่งขึ้น
4. การสรุปข้อมูล (Summarizing) เป็นการลดขนาดของข้อมูลให้เล็กหรือกะทัดรัดขึ้น เช่น การคำนวณเกรดเฉลี่ยของนักศึกษาแต่ละคน
5. การเก็บ (Storage) การบันทึกเหตุการณ์ที่มีผลต่อการปฏิบัติงาน อาจจำเป็นต้องเก็บรักษาข้อมูลไว้ โดยเฉพาะข้อมูลบางประเภทที่จำเป็นต้องเก็บรักษาไว้ตามกฎหมาย ที่จริงแล้ว TPS เกี่ยวข้องกับงานทุกระดับในองค์การ แต่งานส่วนใหญ่ของ TPS จะเกิดขึ้นในระดับปฏิบัติการมากกว่า แม้ว่า TPS จะจำเป็นในการปฏิบัติงานในองค์การแต่ระบบ TPS ก็ไม่เพียงพอในการสนับสนุนในการตัดสินใจของผู้บริหาร ดังนั้นองค์การจึงจำเป็นต้องมีระบบอื่นสำหรับช่วยผู้บริหาร
4. การสรุปข้อมูล (Summarizing) เป็นการลดขนาดของข้อมูลให้เล็กหรือกะทัดรัดขึ้น เช่น การคำนวณเกรดเฉลี่ยของนักศึกษาแต่ละคน
5. การเก็บ (Storage) การบันทึกเหตุการณ์ที่มีผลต่อการปฏิบัติงาน อาจจำเป็นต้องเก็บรักษาข้อมูลไว้ โดยเฉพาะข้อมูลบางประเภทที่จำเป็นต้องเก็บรักษาไว้ตามกฎหมาย ที่จริงแล้ว TPS เกี่ยวข้องกับงานทุกระดับในองค์การ แต่งานส่วนใหญ่ของ TPS จะเกิดขึ้นในระดับปฏิบัติการมากกว่า แม้ว่า TPS จะจำเป็นในการปฏิบัติงานในองค์การแต่ระบบ TPS ก็ไม่เพียงพอในการสนับสนุนในการตัดสินใจของผู้บริหาร ดังนั้นองค์การจึงจำเป็นต้องมีระบบอื่นสำหรับช่วยผู้บริหาร
บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์กร
องค์การ ตามความหมายทางเทคนิค หมายถึง โครงสร้างทางสังคมอย่างเป็นทางการที่มีความมั่นคง โดยรับเอาทรัพยากรจากสิ่งแวดล้อมมาผ่านกระบวนการเพื่อสร้างหรือผลิตผลลัพธ์ คำจำกัดความด้านเทคนิคนี้จะเน้นองค์ประกอบขององค์การ 3 ส่วนคือ
1. ปัจจัยหลักด้านการผลิต ได้แก่ เงินทุนและแรงงาน2. การบวนการผลิต ซึ่งจะเปลี่ยนสิ่งที่นำเข้าให้เป็นผลิตภัณฑ์3. ผลผลิต ได้แก่ สินค้าและบริการ
ผลกระทบของระบบสารสนเทศต่อองค์การ ระบบสารสนเทศมีผลกระทบต่อกระบวนการทำงานและโครงสร้างขององค์การดังนี้ 1. ลดระดับขั้นของการจัดการ 2. มีความคล่องตัวในการดำเนินงาน 3. ลดขั้นตอนการดำเนินงาน 4. เปลี่ยนแปลงกระบวนการจัดการ 5. กำหนดขอบเขตการดำเนินงานใหม่องค์การดิจิทัลและองค์การแบบเครือข่าย เทคโนโลยีอินเตอร์เน็ตสนับสนุนการทำธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์และเกิดขึ้นขององค์การแบบ เครือข่าย ช่วยให้จัดการแพร่กระจายข่าวสารไปยังบุคคลภายในและภายนอกได้ทันที องค์การสามารถใช้สารสนเทศนี้เพื่อปรับปรุงกระบวนทางธุรกิจภายในและภายนอก องค์การได้ เทคโนโลยีในการประสานและการเชื่อมโยงสามารถนำมาใช้ในการปรับเปลี่ยนโครงสร้าง ขยายขอบเขตการทำงานและควบคุมการปฏิบัติงาน รวมทั้งการนำเสนอสินค้าและบริการ ซึ่งหากมีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้งานเกือบทุกส่งนขององค์การและเป็นองค์ประกอบหลักในการดำเนินธุรกิจ รวมถึงการบริหารจัดการจะทำให้องค์การเข้าสู่ลักษณะขององค์การดิจิทัลองค์การเสมือนจริง (Virtual Organization) เป็นรูปแบบขององค์การแบบใหม่ ซึ่งเป็นเครือข่ายขององค์การที่เชื่อมโยงกันด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อแลกเปลี่ยนทักษะ ลดต้นทุน สร้างและกระจายสินค้าและบริการ โดยไม่มีข้อจำกัดเกี่ยวกับสถานที่ตั้งขององค์การ ลักษณะขององค์กรเสมือนจริงมีดังนี้
1. มีขอบเขตขององค์การไม่ชัดเจน : เนื่องจากอาจกระจายอยู่ต่างสถานที่กัน ทำให้ยากต่อการนกำหนดขอบเขตที่แน่ชัดขององค์การ
2. ใช้เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม
3. มีความเป็นเลิศ : องค์การอิสระแต่ละองค์การจะนำความสามารถหลักหรือความเป็นเลิศมาใช้เพื่อให้เกิดประโยชน์ทางการตลาด
4. มีความไว้วางใจ
5. มีโอกาสทางตลาด : องค์การอิสระต่างๆ อาจรวมกันเป็นองค์การเสมือนจริงในลักษณะถาวรหรือชั่วคราว เนื่องจากเห็นว่ามีโอกาสทางการตลาด และสลายตัวเมื่อโครงการจบ
ระดับของผู้ใช้ระบบสารสนเทศ
1. ผู้ปฏิบัติงาน (Worker) เป็นบุคลากรที่ดำเนินงานด้านการสนับสนุนและอำนวยความสะดวกให้กับบุคลากรฝ่ายต่างๆ เป็นผู้ทำกิจกรรมประจำวันตลอดจนจัดทำฐานข้อมูลและรายงานขององค์การ
2. ผู้บริหารระดับปฏิบัติการ (Operational Manager) หรือเรียกทั่วไปว่า หัวหน้างาน(Supervisors) ผู้บริหารระดับนี้จะทำหน้าที่ควบคุมและดูแลการดำเนินงานประจำวันของบุคลากรระดับปฏิบัติงานให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
3. ผู้บริหารระดับกลาง (Middle Manager) เป็นผู้ที่กำกับการบริหารงานของผู้บริหารระดับปฏิบัติการ รวมทั้งวางแผนยุทธวิธีเพื่อให้การดำเนินงานขององค์การบรรลุเป้าหมาย นอกจากนี้ยังต้องทำหน้าที่ประสานงานกับผู้บริหารระดับสูงเพื่อรับนโยบาย แล้วนำมาวางแผนการปฏิบัติงาน
4. ผู้บริหารระดับสูง (Senior Manager) หรือเรียกทั่วไปว่า Executive Managers เป็นผู้บริหารระดับสูงสุดขององค์การ เป็นผู้ที่รับผิดชอบด้านการวางแผนกลยุทธ์(Strategic Planing) ในการกำหนดเป้าหมาย และวัตถุประสงค์ขององค์การ ตลอดจนดูแลองค์การในภาพรวม
โครงสร้างขององค์กรที่ใช้คอมพิวเตอร์
1. โครงสร้างองค์การตามหน้าที่การงาน (Functional OrganizationStructure)หมายถึง โครงสร้างที่จัดตั้งขึ้นโดยแบ่งไปตามประเภทหรือหน้าที่การงาน เพื่อแสดงให้เห็นว่าในแต่ละแผนกนั้นมีหน้าที่ต้องกระทำอะไรบ้าง ซึ่งผลดีก่อให้เกิดการได้คนมีความสามารถทำงานในแผนกนั้น ๆ ทั้งยังฝึกบุคคลในแผนกนั้น ๆ ให้มีความเชี่ยวชาญกับหน้าที่ของงานนั้นอย่างลึกซึ้ง สำหรับฝ่ายบริหารระดับสูงนั้นก็เป็นเพียงแต่กำหนดนโยบายไว้กว้าง ๆ เพราะมีผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านคอยป้อนข้อมูลที่ถูกต้องให้พิจารณาตัดสินใจและให้มีความผิดพลาดได้น้อยมาก อีกประการหนึ่งในแต่ละแผนกนั้น เมื่อทุกคนมีความเชี่ยวชาญงานในหน้าที่ชนิดเดียวกัน ย่อมก่อให้เกิดการประสานงานได้ง่ายเนื่องจากแต่ละคนมีความสนใจในงานและใช้ภาษาเดียวกัน ทำให้สามารถสร้างบรรยากาศการทำงานที่ดีได้ง่ายนอกจากนั้น การบริหารงานก็เกิดความประหยัดด้วย เพราะแต่ละแผนกได้ใช้ความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านสร้างผลิตผลได้เต็มเม็ดเต็มหน่วย การใช้เครื่องจักรและแรงงานก็ใช้ได้ผลคุ้มค่า อย่างไรก็ตาม การจัดรูปแบบองค์การแบบนี้ก็มีผลเสียในทางการบริหารหลายประการ อาทิเช่น การแบ่งงานออกเป็นหลายแผนกและมีผู้เชี่ยวชาญหลายคน ทำให้การวางแผนงานยุ่งยากขึ้น อาจมีการปัดความรับผิดชอบได้ นอกจากนั้นการจัดองค์การรูปแบบนี้มักเน้นที่การรวมอำนาจไว้ ณ จุดที่สูงที่สุด ไม่มีการกระจายอำนาจในการบริหารให้ลดหลั่นลงไป
2. โครงสร้างองค์การตามสายงานหลัก (Line Organization Structure) หมายถึงการจัดรูปแบบโครงสร้างให้มีสายงานหลัก และมีการบังคับบัญชาจากบนลงล่างลดหั่นเป็นขั้น ๆ จะไม่มีการสั่งการแบบข้ามขั้นตอนในสายงาน ซึ่งโครงสร้างแบบนี้เหมาะสมสำหรับองค์การต่าง ๆ ที่ต้องการให้มีการขยายตัวในอนาคตได้ เพราะเพียงแต่เพิ่มเติมโครงสร้างในบางสายงานให้มีการควบคุมบังคับบัญชาลดหลั่นลงไปอีกได้ การจัดองค์การแบบนี้ อาจจะคำนึงถึงสภาพของงานที่เป็นจริง เช่น แบ่งตามลักษณะของผลิตภัณฑ์ หรือแบ่งตามอาณาเขต หรือแบ่งตามประเภทของลูกค้า หรือแบ่งตามกระบวนการ ผลดีของโครงสร้างแบบนี้มีหลายประการ เช่น การจัดโครงสร้างด้วยรูปแบบที่เข้าใจง่าย การบังคับบัญชาตามสายงานเป็นขั้นตอน ฉะนั้นจุดใดที่มีการปฏิบัติงานล่าช้าก็สามารถตรวจสอบได้รวดเร็ว จากผู้บังคับบัญชาในระดับนั้นได้ง่าย นอกจากนั้นผู้ปฏิบัติงานได้คลุกคลีกับสภาพของปัญหาที่เป็นจริงและเกิดขึ้นเสมอ ทำให้การตัดสินใจต่าง ๆ มีข้อมูลที่แน่นอน และสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องรวดเร็ว ซึ่งส่งผลสะท้อนให้มีการปกครองบังคับบัญชาที่อยู่ในระเบียบวินัยได้ดี การติดต่อสื่อสารและการควบคุมการทำงานทำได้ง่าย ตลอดจนเมื่อต้องการจะเปลี่ยนรูปโครงสร้างขององค์การก็สามารถที่จะเปลี่ยนได้ค่อนข้างสะดวก เพราะการจัดรูปแบบองค์การนี้ ไม่มีอะไรสลับซับซ้อนมากนัก ประการสุดท้าย องค์การนี้เหมาะสำหรับการจัดรูปแบบองค์การขนาดเล็ก แต่ไม่เหมาะที่จะจัดในลักษณะองค์การขนาดใหญ่ที่มีการปฏิบัติงานสลับซับซ้อน ส่วนข้อเสียของโครงสร้างแบบนี้นั้นได้ก่อให้เกิดปัญหาดังนี้คือ ประการแรก ไม่ได้สนับสนุนให้ผู้ทำงานมีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน นอกจากนั้นบางขณะปริมาณของงานมีมาก จนต้องใช้เวลาทำงานประจำให้เสร็จ ไม่มีเวลาที่จะมาศึกษาถึงระบบการทำงานที่ดีกว่า อีกประการหนึ่งลักษณะของโครงสร้างเช่นนี้เป็นอุปสรรคต่อการดำเนินงาน เพราะไม่สามารถครอบคลุมขอบข่ายของงานได้ทังหมดได้ และประการสุดท้าย ผู้บริหารระดับสูงอาจจะไม่ยอมมอบหมายงาน ให้ผู้บริหารงานระดับรอง ๆ ลงมา หรือพยายามกีดกัน หรือส่งเสริมคนอื่นให้ขึ้นมาแทนตน ทำให้ขวัญของผู้ปฏิบัติงานในระดับรอง ๆ ไปไม่ดี หมดกำลังใจในการปฏิบัติงาน เนื่องจากโครงสร้างแบบนี้ให้อำนาจควบคุมโดยตรงต่อผู้บังคับบัญชาระดับสูงเท่านั้น
3. โครงสร้างองค์การแบบคณะที่ปรึกษา (Staff Organization Structure) หมายถึงการจัดโครงสร้างโดยการให้มีที่ปรึกษาเข้ามาช่วยการบริหารงาน เช่น ที่ปรึกษานายก ฯ ที่ปรึกษาผู้ว่าฯ กทม. เป็นต้น เพราะว่าที่ปรึกษามีความรู้ ความชำนาญเฉพาะด้าน โดยเฉพาะการใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่ ซึ่งต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญมาช่วยหรือคอยแนะนำ ทำให้องค์การมองเห็นความสำคัญของการมีที่ปรึกษาขึ้น อย่างไรก็ตาม พวกที่ปรึกษาไม่มีอำนาจในการสั่งการใด ๆ นอกจากคอยป้อนข้อมูลให้ผู้บริหารเป็นผู้ชี้ขาดอีกชั้นหนึ่ง ซึ่งการจัดองค์การรูปแบบนี้มีผลดีคือ ทำให้การดำเนินงานต่าง ๆ มีการวางแผนและประเมินสถานการณ์ล่วงหน้าได้ มีที่ปรึกษาคอยให้ความกระจ่างและประสานงานกับหน่วยงานอื่นๆ และทำให้การทำงานใช้หลักเหตุและผลมากขึ้น มีการใช้เครื่องมือที่ทันสมัย และคนมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น นอกจากนั้น ยังทำให้งานตามสายงานและงานของคณะที่ปรึกษาสัมพันธ์กัน และเข้าใจบทบาทซึ่งกันและกัน แต่ผลเสียของการใช้ที่ปรึกษาอาจมีการปีนเกลียวกัน เนื่องจากความเห็นไม่ลงรอยกัน และฝ่ายคณะที่ปรึกษาอาจท้อถอยในการทำงานได้ เพราะมีหน้าที่เพียงเสนอแนะแต่ไม่มีอำนาจสั่งการ
4. โครงสร้างองค์การแบบคณะกรรมการบริหาร (Committees Organization Structure) หมายถึงการจัดโครงสร้างองค์การโดยให้มีการบริหารงานในลักษณะคณะกรรมการ เช่น คณะกรรมการบริหารงานรถไฟแห่งประเทศไทย คระกรรมการ อสมท. และคณะกรรมการบริหารบริษัทเจริญโภคภัณฑ์ เป็นต้น การบริหารงานองค์การโดยให้มีคณะกรรมการบริหารเช่นนี้ ผลดีจะช่วยขจัดปัญหา การบริหารงานแบบผูกขาดของคน ๆ เดียว หรือการใช้แบบเผด็จการเข้ามาบริหารงาน นอกจากนั้น การตั้งคณะกรรมการซึ่งประกอบด้วยบุคคลมาจากหลาย ๆ ฝ่ายจะทำให้ทุกคนเข้าใจปัญหาและก่อให้เกิดการยอมรับในปัญหที่ฝ่ายอื่นเผชิญอยู่ทำให้การประสานงานเป็นไปได้ง่ยขึ้น แต่อย่างไรก็ตาม ข้อเสียของการใช้ระบบคณะกรรมการก็คือเกิดการสูญเสียทรัพยากรโดยใช่เหตุ เนื่องจากเวลาส่วนใหญ่ใช้ไปในการประชุมถกเถียงกัน กว่าจะได้ข้อยุติอาจไม่ทันการต่อการวินิจฉัยสั่งการได้ หรืออาจเป็นการแลกเปลี่ยนผลประโยชน์ในระดับคณะกรรมการหรือยอมประนีประนอมกันเพื่อให้ได้ข้อยุติที่รวดเร็ว ทำให้การตั้งคณะกรรมการไร้ผล
5. โครงสร้างองค์การงานอนุกรม (Auxiliary) คือหน่วยงานช่วย บางทีเรียกว่าหน่วยงานแม่บ้าน (House-keeping agency) ซึ่งเป็นงานเกี่ยวกับธุรการ และอำนวยความสะดวก เช่น งานเลขานุการ และงานตรวจสอบภายใน เป็นต้น
ข้อมูลและสารสนเทศมีความเกี่ยวข้อง
และสัมพันธ์กันอย่างไร
สารสนเทศ (Information System) จะกินความหมายที่กว้างกว่าข้อมูล คือ มีกระบวนการนำ "ข้อมูล" ไปผ่านขั้นตอนต่างๆ เพื่อให้เกิดประโยชน์แก่ผู้รับ ข้อมูล จึงมีลักษณะเป็นเรื่องขององค์ความรู้
"...สารสนเทศ (information) [1] เป็นผลลัพธ์ของการประมวลผล การจัดดำเนินการ และการเข้าประเภทข้อมูลโดยการรวมความรู้เข้าไปต่อผู้รับสารสนเทศนั้น สารสนเทศมีความหมายหรือแนวคิดที่กว้าง และหลากหลาย ตั้งแต่การใช้คำว่าสารสนเทศในชีวิตประจำวัน จนถึงความหมายเชิงเทคนิค ตามปกติในภาษาพูด แนวคิดของสารสนเทศใกล้เคียงกับความหมายของการสื่อสาร เงื่อนไข การควบคุม ข้อมูล รูปแบบ คำสั่งปฏิบัติการ ความรู้ ความหมาย สื่อความคิด การรับรู้ และการแทนความหมายปัจจุบันผู้คนพูดเกี่ยวกับยุคสารสนเทศว่าเป็นยุคที่นำไปสู่ยุคแห่งองค์ความรู้หรือปัญญานำไปสู่สังคมอุดมปัญญา หรือสังคมแห่งสารสนเทศ และ เทคโนโลยีสารสนเทศ แม้ว่าเมื่อพูดถึงสารสนเทศ เป็นคำที่เกี่ยวข้องในศาสตร์สองสาขา คือ วิทยาการสารสนเทศ และ วิทยาการคอมพิวเตอร์ ซึ่งคำว่า "สารสนเทศ" ก็ถูกใช้บ่อยในความหมายที่หลากหลายและกว้างขวางออกไปและมีการนำไปใช้ในส่วนของเทคโนโลยีสารสนเทศ และ การประมวลผลสารสนเทศสิ่งที่ได้จากการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้มาประมวลผลเพื่อนำมาใช้ประโยชน์ตามจุดประสงค์ สารสนเทศ จึงหมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการเลือกสรรให้เหมาะสมกับการใช้งานให้ทันเวลา และอยู่ในรูปที่ใช้ได้ สารสนเทศที่ดีต้องมาจากข้อมูลที่ดี การจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศจะต้องมีการควบคุมดูแลเป็นอย่างดี เช่น อาจจะมีการกำหนดให้ผู้ใดบ้างเป็นผู้มีสิทธิ์ใช้ข้อมูลได้ ข้อมูลที่เป็นความลับจะต้องมีระบบขั้นตอนการควบคุม กำหนดสิทธิ์ในการแก้ไขหรือการกระทำกับข้อมูลว่าจะกระทำได้โดยใครบ้าง นอกจากนี้ข้อมูลที่เก็บไว้แล้วต้องไม่เกิดการสูญหายหรือถูกทำลายโดยไม่ได้ตั้งใจ การจัดเก็บข้อมูลที่ดี จะต้องมีการกำหนดรูปแบบของข้อมูลให้มีลักษณะง่ายต่อการจัดเก็บ และมีรูปแบบเดียวกัน ข้อมูลแต่ละชุดควรมีความหมายและมีความเป็นอิสระในตัวเอง นอกจากนี้ไม่ควรมีการเก็บข้อมูลซ้ำซ้อนเพราะจะเป็นการสิ้นเปลืองเนื้อที่เก็บข้อมูล..."
ข้อมูลสามารถแบ่งได้หลายรูปแบบขึ้นอยู่กับความต้องการ ลักษณะของข้อมูลที่นำไปใช้และเกณฑที่นำมาพิจารณา
1. การแบ่งข้อมูลตามลักษณะของข้อมูล เป็น การแบ่งข้อมูลขั้นพื้นฐานโดยพิจารณาจากการรับข้อมูลของประสาทสัมผัส (Sense) ของร่างกาย ได้แก่ ข้อมูลภาพที่ได้รับจากการมองเห็นด้วยดวงตา ข้อมูลเสียงที่ได้รับจากการฟังด้วยหู ข้อมูลกลิ่นที่ได้รับจากการสูดดมด้วยจมูก ข้อมูลรสชาติที่ได้รับจากการรับรสชาติด้วยลิ้น และข้อมูลสัมผัสที่ได้รับจากความรู้สึกด้วยผิวหนัง
2. การแบ่งข้อมูลตามแหล่งข้อมูลที่ได้รับ โดยพิจารณาจากลักษณะของที่มาหรือการได้รับข้อมูล - ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary Data) คือ ข้อมูลที่ได้จากจุดกำเนิดของช้อมูลนั้นๆ เป็นการเก็บรวบรวมหรือบันทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรงด้วยวิธีการต่างๆ เช่น การสอบถาม การสัมภาษณ์ การสำรวจ การจดบันทึก ตลอดจนการใช้เทคโนโลยีต่างๆ ซึ่งจัดเป็นข้อมูลที่มีความน่าเชื่อถือมากที่สุด ตัวอย่างข้อมูลปฐมภูมิ ได้แก่ ข้อมูลการมาโรงเรียนสายของนักเรียนชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 1 ซึ่งได้จากการจดบันทึกในรอบ 1 เดือนที่ผ่านมา - ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data) คือ การนำข้อมูลที่ผู้อื่นได้เก็บรวบรวมหรือบันทึกไว้แล้วมาใช้งาน ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องเก็บรวบรวมหรือบันทึกด้วยตนเอง จัดเป็นข้อมูลที่เกิดขึ้นในอดีต มักผ่านการประมวลผลแล้ว บางครั้งจึงไม่ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ และข้อมูลที่ได้มีความคลาดเคลื่อน ไม่ทันสมัย ตัวอย่างข้อมูลทุติยภูมิ ได้แก่ สถิติการมาโรงเรียนสายของนักเรียนชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 1 ในปี พ.ศ. 2550
3. การแบ่งข้อมูลตามการจัดเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ มี ลักษณะคล้ายการแบ่งข้อมูลตามลักษณะของข้อมูล แต่มีการแยกลักษณะข้อมูลตามชนิดและนามสกุลของข้อมูลนั้น ๆ ซึ่งจะตั้งตามประเภทของข้อมูลและโปรแกรมที่ใช้สร้างข้อมูล ได้แก่ - ข้อมูลตัวอักษร (Text Data) เช่น ตัวหนังสือ ตัวเลข และสัญลักษณ์ ข้อมูลประเภทนี้มักมีนามสกุลต่อท้ายไฟล์เป็น .txt และ .doc - ข้อมูลภาพ (Image Data) เช่น ภาพกราฟิกต่างๆ และภาพถ่ายจากกล้องดิจิทัล ข้อมูลประเภทนี้มักมีนามสกุลต่อท้ายไฟล์เป็น .bmp .gif และ .jpg - ข้อมูลเสียง (Sound Data) เช่น เสียงพูด เสียงดนตรี และเสียงเพลง ข้อมูลประเภทนี้มักมีนามสกุลต่อท้ายชื่อไฟล์เป็น .wav .mp3 และ .au - ข้อมูลภาพเคลื่อนไหว (Video Data) เช่นภาพเคลื่อนไหว ภาพมิวสิควีดีโอ ภาพยนตร์ คลิปวีดีโอ ข้อมูลประเภทนี้มักมีนามสกุลต่อท้ายชื่อไฟล์เป็น .avi
4. การแบ่งข้อมูลตามระบบคอมพิวเตอร์ มี ลักษณะคล้ายและใกล้เคียงกับการแบ่งข้อมูลตามการจัดเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ มาก แต่มุ่งเน้นพิจารณาการแบ่งประเภทตามการนำข้อมูลไปใช้งานในระบบคอมพิวเตอร์ ได้แก่ - ข้อมูลเชิงจำนวน (Numeric Data) มีลักษณะเป็นตัวเลขที่สามารถนำมาคำนวณด้วยคอมพิวเตอร์ได้ เช่น จำนวนเงินในกระเป๋า จำนวนค่าโดยสารรถประจำทาง และจำนวนนักเรียนในห้องเรียน - ข้อมูลอักขระ (Character Data) มีลักษณะเป็นตัวอักษร ตัวหนังสือ และสัญลักษณ์ต่างๆ ซึ่งสามารถนำเสนอข้อมูลและเรียงลำดับได้แต่ไม่สามารถนำมาคำนวณได้ เช่น หมายเลขโทรศัพท์ เลขที่บ้าน และชื่อของนักเรียน - ข้อมูลกราฟิก (Graphical Data) เป็นข้อมูลที่เกิดจากจุดพิกัดทางคอมพิวเตอร์ ทำให้เกิดรูปภาพหรือแผนที่ เช่น เครื่องหมายการค้า แบบก่อสร้างอาคาร และกราฟ - ข้อมูลภาพลักษณ์ (Image Data) เป็นข้อมูลแสดงความเข้มและสีของรูปภาพที่เกิดจากการสแกนของสแกนเนอร์เป็น หลัก ซึ่งสามารถนำเสนอข้อมูล ย่อหรือขยาย และตัดต่อได้ แต่ไม่สามารถนำมาคำนวณหรือดำเนินการอย่างอื่นได้
ความหมายของสารสนเทศ
สารสนเทศสามารถแบ่งได้หลายรูปแบบ เช่น
1. การแบ่งสารสนเทศตามหลักคุณภาพ ได้แก่ สารสนเทศแข็งและสารสนเทศอ่อน
2. การแบ่งสารสนเทศตามแหล่งกำเนิด ได้แก่ สารสนเทศภายในองค์กรและสารสนเทศภายนอกองค์กร
3. การแบ่งสารสนเทศตามสาขาความรู้ ได้แก่ สารสนเทศสาขามนุษยศาสตร์ สารสนเทศสาขาสังคมศาสตร์ สารสนเทสสาขาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี และสารสนเทศสาขาอื่นๆ
4. การแบ่งตามการนำสารสนเทศไปใช้งาน ได้แก่ สารสนเทศด้านการตลาด สารสนเทศด้านการวิจัย และพัฒนาบุคลิกภาพ และสารสนเทศด้านการเงิน
5. การแบ่งตามการใช้และการถ่ายทอดสารสนเทศ ได้แก่ สารสนเทศที่เน้นวิชาการ สารสนเทศที่เน้นเทคนิค สารสนเทศที่เน้นบุคคล และสารสนเทศที่เน้นปฏิบัติ
6. การแบ่งตามขั้นตอนของการพัฒนาสารสนเทศ ได้แก่ สารสนเทศระยะเริ่มแรกและสารสนเทศระยะยาว
7. การแบ่งสารสนเทศตามวิธีการผลิตและการจัดทำ ได้แก่ สารสนเทศต้นแบบและสารสนเทศปรุงแต่ง
8. การแบ่งสารสนเทศตามรูปแบบที่นำเสนอ ได้แก่ สารสนเทศที่มีลักษณะเป็นเสียง สารสนเทศที่มีลักษณะเป็นข้อความ สารสนเทศที่มีลักษณะเป็นโสตทัศนวัสดุ และสารสนเทศที่มีลักษณะเป็นอิเล็กทรอนิกส์
9. การแบ่งสารสนเทศตามสภาพความต้องการที่จัดทำขึ้น ได้แก่ สารสนเทศที่ทำประจำ สารสนเทศที่ต้องทำตามกฎหมาย และสารสนเทศที่ได้รับมอบหมายให้จัดทำขึ้นโดยเฉพาะ
สารสนเทศ (Information) คือสิ่งที่ได้จากการประมวลผลของข้อมูล เพื่อให้สามารถนำมาใช้ประโยชน์ในด้านการวางแผน การพฒนา การควบคุม และการตัดสินใจ สารสนเทศที่ดีจะต้องมีความถูกต้อง สมบูรณ์ น่าเชื่อถือ มีความทันสมัย โดยมีรูปแบบการนำเสนอที่สวยงาม ชัดเจน น่าสนใจ และเข้าใจได้ง่าย
สารสนเทศ (Information System) จะกินความหมายที่กว้างกว่าข้อมูล คือ มีกระบวนการนำ "ข้อมูล" ไปผ่านขั้นตอนต่างๆ เพื่อให้เกิดประโยชน์แก่ผู้รับ ข้อมูล จึงมีลักษณะเป็นเรื่องขององค์ความรู้
"...สารสนเทศ (information) [1] เป็นผลลัพธ์ของการประมวลผล การจัดดำเนินการ และการเข้าประเภทข้อมูลโดยการรวมความรู้เข้าไปต่อผู้รับสารสนเทศนั้น สารสนเทศมีความหมายหรือแนวคิดที่กว้าง และหลากหลาย ตั้งแต่การใช้คำว่าสารสนเทศในชีวิตประจำวัน จนถึงความหมายเชิงเทคนิค ตามปกติในภาษาพูด แนวคิดของสารสนเทศใกล้เคียงกับความหมายของการสื่อสาร เงื่อนไข การควบคุม ข้อมูล รูปแบบ คำสั่งปฏิบัติการ ความรู้ ความหมาย สื่อความคิด การรับรู้ และการแทนความหมายปัจจุบันผู้คนพูดเกี่ยวกับยุคสารสนเทศว่าเป็นยุคที่นำไปสู่ยุคแห่งองค์ความรู้หรือปัญญานำไปสู่สังคมอุดมปัญญา หรือสังคมแห่งสารสนเทศ และ เทคโนโลยีสารสนเทศ แม้ว่าเมื่อพูดถึงสารสนเทศ เป็นคำที่เกี่ยวข้องในศาสตร์สองสาขา คือ วิทยาการสารสนเทศ และ วิทยาการคอมพิวเตอร์ ซึ่งคำว่า "สารสนเทศ" ก็ถูกใช้บ่อยในความหมายที่หลากหลายและกว้างขวางออกไปและมีการนำไปใช้ในส่วนของเทคโนโลยีสารสนเทศ และ การประมวลผลสารสนเทศสิ่งที่ได้จากการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้มาประมวลผลเพื่อนำมาใช้ประโยชน์ตามจุดประสงค์ สารสนเทศ จึงหมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการเลือกสรรให้เหมาะสมกับการใช้งานให้ทันเวลา และอยู่ในรูปที่ใช้ได้ สารสนเทศที่ดีต้องมาจากข้อมูลที่ดี การจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศจะต้องมีการควบคุมดูแลเป็นอย่างดี เช่น อาจจะมีการกำหนดให้ผู้ใดบ้างเป็นผู้มีสิทธิ์ใช้ข้อมูลได้ ข้อมูลที่เป็นความลับจะต้องมีระบบขั้นตอนการควบคุม กำหนดสิทธิ์ในการแก้ไขหรือการกระทำกับข้อมูลว่าจะกระทำได้โดยใครบ้าง นอกจากนี้ข้อมูลที่เก็บไว้แล้วต้องไม่เกิดการสูญหายหรือถูกทำลายโดยไม่ได้ตั้งใจ การจัดเก็บข้อมูลที่ดี จะต้องมีการกำหนดรูปแบบของข้อมูลให้มีลักษณะง่ายต่อการจัดเก็บ และมีรูปแบบเดียวกัน ข้อมูลแต่ละชุดควรมีความหมายและมีความเป็นอิสระในตัวเอง นอกจากนี้ไม่ควรมีการเก็บข้อมูลซ้ำซ้อนเพราะจะเป็นการสิ้นเปลืองเนื้อที่เก็บข้อมูล..."
"...สารสนเทศ (information) [1] เป็นผลลัพธ์ของการประมวลผล การจัดดำเนินการ และการเข้าประเภทข้อมูลโดยการรวมความรู้เข้าไปต่อผู้รับสารสนเทศนั้น สารสนเทศมีความหมายหรือแนวคิดที่กว้าง และหลากหลาย ตั้งแต่การใช้คำว่าสารสนเทศในชีวิตประจำวัน จนถึงความหมายเชิงเทคนิค ตามปกติในภาษาพูด แนวคิดของสารสนเทศใกล้เคียงกับความหมายของการสื่อสาร เงื่อนไข การควบคุม ข้อมูล รูปแบบ คำสั่งปฏิบัติการ ความรู้ ความหมาย สื่อความคิด การรับรู้ และการแทนความหมายปัจจุบันผู้คนพูดเกี่ยวกับยุคสารสนเทศว่าเป็นยุคที่นำไปสู่ยุคแห่งองค์ความรู้หรือปัญญานำไปสู่สังคมอุดมปัญญา หรือสังคมแห่งสารสนเทศ และ เทคโนโลยีสารสนเทศ แม้ว่าเมื่อพูดถึงสารสนเทศ เป็นคำที่เกี่ยวข้องในศาสตร์สองสาขา คือ วิทยาการสารสนเทศ และ วิทยาการคอมพิวเตอร์ ซึ่งคำว่า "สารสนเทศ" ก็ถูกใช้บ่อยในความหมายที่หลากหลายและกว้างขวางออกไปและมีการนำไปใช้ในส่วนของเทคโนโลยีสารสนเทศ และ การประมวลผลสารสนเทศสิ่งที่ได้จากการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้มาประมวลผลเพื่อนำมาใช้ประโยชน์ตามจุดประสงค์ สารสนเทศ จึงหมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการเลือกสรรให้เหมาะสมกับการใช้งานให้ทันเวลา และอยู่ในรูปที่ใช้ได้ สารสนเทศที่ดีต้องมาจากข้อมูลที่ดี การจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศจะต้องมีการควบคุมดูแลเป็นอย่างดี เช่น อาจจะมีการกำหนดให้ผู้ใดบ้างเป็นผู้มีสิทธิ์ใช้ข้อมูลได้ ข้อมูลที่เป็นความลับจะต้องมีระบบขั้นตอนการควบคุม กำหนดสิทธิ์ในการแก้ไขหรือการกระทำกับข้อมูลว่าจะกระทำได้โดยใครบ้าง นอกจากนี้ข้อมูลที่เก็บไว้แล้วต้องไม่เกิดการสูญหายหรือถูกทำลายโดยไม่ได้ตั้งใจ การจัดเก็บข้อมูลที่ดี จะต้องมีการกำหนดรูปแบบของข้อมูลให้มีลักษณะง่ายต่อการจัดเก็บ และมีรูปแบบเดียวกัน ข้อมูลแต่ละชุดควรมีความหมายและมีความเป็นอิสระในตัวเอง นอกจากนี้ไม่ควรมีการเก็บข้อมูลซ้ำซ้อนเพราะจะเป็นการสิ้นเปลืองเนื้อที่เก็บข้อมูล..."
ข้อมูลสามารถแบ่งได้หลายรูปแบบขึ้นอยู่กับความต้องการ ลักษณะของข้อมูลที่นำไปใช้และเกณฑที่นำมาพิจารณา
1. การแบ่งข้อมูลตามลักษณะของข้อมูล เป็น การแบ่งข้อมูลขั้นพื้นฐานโดยพิจารณาจากการรับข้อมูลของประสาทสัมผัส (Sense) ของร่างกาย ได้แก่ ข้อมูลภาพที่ได้รับจากการมองเห็นด้วยดวงตา ข้อมูลเสียงที่ได้รับจากการฟังด้วยหู ข้อมูลกลิ่นที่ได้รับจากการสูดดมด้วยจมูก ข้อมูลรสชาติที่ได้รับจากการรับรสชาติด้วยลิ้น และข้อมูลสัมผัสที่ได้รับจากความรู้สึกด้วยผิวหนัง
2. การแบ่งข้อมูลตามแหล่งข้อมูลที่ได้รับ โดยพิจารณาจากลักษณะของที่มาหรือการได้รับข้อมูล - ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary Data) คือ ข้อมูลที่ได้จากจุดกำเนิดของช้อมูลนั้นๆ เป็นการเก็บรวบรวมหรือบันทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรงด้วยวิธีการต่างๆ เช่น การสอบถาม การสัมภาษณ์ การสำรวจ การจดบันทึก ตลอดจนการใช้เทคโนโลยีต่างๆ ซึ่งจัดเป็นข้อมูลที่มีความน่าเชื่อถือมากที่สุด ตัวอย่างข้อมูลปฐมภูมิ ได้แก่ ข้อมูลการมาโรงเรียนสายของนักเรียนชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 1 ซึ่งได้จากการจดบันทึกในรอบ 1 เดือนที่ผ่านมา - ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data) คือ การนำข้อมูลที่ผู้อื่นได้เก็บรวบรวมหรือบันทึกไว้แล้วมาใช้งาน ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องเก็บรวบรวมหรือบันทึกด้วยตนเอง จัดเป็นข้อมูลที่เกิดขึ้นในอดีต มักผ่านการประมวลผลแล้ว บางครั้งจึงไม่ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ และข้อมูลที่ได้มีความคลาดเคลื่อน ไม่ทันสมัย ตัวอย่างข้อมูลทุติยภูมิ ได้แก่ สถิติการมาโรงเรียนสายของนักเรียนชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 1 ในปี พ.ศ. 2550
3. การแบ่งข้อมูลตามการจัดเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ มี ลักษณะคล้ายการแบ่งข้อมูลตามลักษณะของข้อมูล แต่มีการแยกลักษณะข้อมูลตามชนิดและนามสกุลของข้อมูลนั้น ๆ ซึ่งจะตั้งตามประเภทของข้อมูลและโปรแกรมที่ใช้สร้างข้อมูล ได้แก่ - ข้อมูลตัวอักษร (Text Data) เช่น ตัวหนังสือ ตัวเลข และสัญลักษณ์ ข้อมูลประเภทนี้มักมีนามสกุลต่อท้ายไฟล์เป็น .txt และ .doc - ข้อมูลภาพ (Image Data) เช่น ภาพกราฟิกต่างๆ และภาพถ่ายจากกล้องดิจิทัล ข้อมูลประเภทนี้มักมีนามสกุลต่อท้ายไฟล์เป็น .bmp .gif และ .jpg - ข้อมูลเสียง (Sound Data) เช่น เสียงพูด เสียงดนตรี และเสียงเพลง ข้อมูลประเภทนี้มักมีนามสกุลต่อท้ายชื่อไฟล์เป็น .wav .mp3 และ .au - ข้อมูลภาพเคลื่อนไหว (Video Data) เช่นภาพเคลื่อนไหว ภาพมิวสิควีดีโอ ภาพยนตร์ คลิปวีดีโอ ข้อมูลประเภทนี้มักมีนามสกุลต่อท้ายชื่อไฟล์เป็น .avi
4. การแบ่งข้อมูลตามระบบคอมพิวเตอร์ มี ลักษณะคล้ายและใกล้เคียงกับการแบ่งข้อมูลตามการจัดเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ มาก แต่มุ่งเน้นพิจารณาการแบ่งประเภทตามการนำข้อมูลไปใช้งานในระบบคอมพิวเตอร์ ได้แก่ - ข้อมูลเชิงจำนวน (Numeric Data) มีลักษณะเป็นตัวเลขที่สามารถนำมาคำนวณด้วยคอมพิวเตอร์ได้ เช่น จำนวนเงินในกระเป๋า จำนวนค่าโดยสารรถประจำทาง และจำนวนนักเรียนในห้องเรียน - ข้อมูลอักขระ (Character Data) มีลักษณะเป็นตัวอักษร ตัวหนังสือ และสัญลักษณ์ต่างๆ ซึ่งสามารถนำเสนอข้อมูลและเรียงลำดับได้แต่ไม่สามารถนำมาคำนวณได้ เช่น หมายเลขโทรศัพท์ เลขที่บ้าน และชื่อของนักเรียน - ข้อมูลกราฟิก (Graphical Data) เป็นข้อมูลที่เกิดจากจุดพิกัดทางคอมพิวเตอร์ ทำให้เกิดรูปภาพหรือแผนที่ เช่น เครื่องหมายการค้า แบบก่อสร้างอาคาร และกราฟ - ข้อมูลภาพลักษณ์ (Image Data) เป็นข้อมูลแสดงความเข้มและสีของรูปภาพที่เกิดจากการสแกนของสแกนเนอร์เป็น หลัก ซึ่งสามารถนำเสนอข้อมูล ย่อหรือขยาย และตัดต่อได้ แต่ไม่สามารถนำมาคำนวณหรือดำเนินการอย่างอื่นได้
ความหมายของสารสนเทศ
1. การแบ่งสารสนเทศตามหลักคุณภาพ ได้แก่ สารสนเทศแข็งและสารสนเทศอ่อน
2. การแบ่งสารสนเทศตามแหล่งกำเนิด ได้แก่ สารสนเทศภายในองค์กรและสารสนเทศภายนอกองค์กร
3. การแบ่งสารสนเทศตามสาขาความรู้ ได้แก่ สารสนเทศสาขามนุษยศาสตร์ สารสนเทศสาขาสังคมศาสตร์ สารสนเทสสาขาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี และสารสนเทศสาขาอื่นๆ
4. การแบ่งตามการนำสารสนเทศไปใช้งาน ได้แก่ สารสนเทศด้านการตลาด สารสนเทศด้านการวิจัย และพัฒนาบุคลิกภาพ และสารสนเทศด้านการเงิน
5. การแบ่งตามการใช้และการถ่ายทอดสารสนเทศ ได้แก่ สารสนเทศที่เน้นวิชาการ สารสนเทศที่เน้นเทคนิค สารสนเทศที่เน้นบุคคล และสารสนเทศที่เน้นปฏิบัติ
6. การแบ่งตามขั้นตอนของการพัฒนาสารสนเทศ ได้แก่ สารสนเทศระยะเริ่มแรกและสารสนเทศระยะยาว
7. การแบ่งสารสนเทศตามวิธีการผลิตและการจัดทำ ได้แก่ สารสนเทศต้นแบบและสารสนเทศปรุงแต่ง
8. การแบ่งสารสนเทศตามรูปแบบที่นำเสนอ ได้แก่ สารสนเทศที่มีลักษณะเป็นเสียง สารสนเทศที่มีลักษณะเป็นข้อความ สารสนเทศที่มีลักษณะเป็นโสตทัศนวัสดุ และสารสนเทศที่มีลักษณะเป็นอิเล็กทรอนิกส์
9. การแบ่งสารสนเทศตามสภาพความต้องการที่จัดทำขึ้น ได้แก่ สารสนเทศที่ทำประจำ สารสนเทศที่ต้องทำตามกฎหมาย และสารสนเทศที่ได้รับมอบหมายให้จัดทำขึ้นโดยเฉพาะ
สารสนเทศ (Information) คือสิ่งที่ได้จากการประมวลผลของข้อมูล เพื่อให้สามารถนำมาใช้ประโยชน์ในด้านการวางแผน การพฒนา การควบคุม และการตัดสินใจ สารสนเทศที่ดีจะต้องมีความถูกต้อง สมบูรณ์ น่าเชื่อถือ มีความทันสมัย โดยมีรูปแบบการนำเสนอที่สวยงาม ชัดเจน น่าสนใจ และเข้าใจได้ง่าย
ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับระบบฐานข้อมูล
ระบบฐานข้อมูล (Database System) หมายถึงโครงสร้างสารสนเทศ ที่ประกอบด้วยรายละเอียดของข้อมูลที่มี ความสัมพันธ์และเกี่ยวข้องกัน ที่จะนำมาใช้ในระบบงานต่าง ๆ ร่วมกัน ระบบฐานข้อมูล จึงนับเป็นการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ โดยผู้ใช้สามารถจัดการกับข้อมูลได้ในลักษณะต่าง ๆ ทั้งการเพิ่มข้อมูล การแก้ไข การลบ การค้นหา ตลอดจนการเรียกดูข้อมูลในรูปแบบต่าง ๆ ซึ่งส่วนจะเป็นการประยุกต์นำเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการจัดการฐานข้อมูล และนำฐานข้อมูลผ่านกระบวนการประมวลผลและแสดงผลลัพธ์ในรูปแบบต่าง ๆ ที่ต้องการ
ระบบฐานข้อมูล (Database System) หมายถึงโครงสร้างสารสนเทศ ที่ประกอบด้วยรายละเอียดของข้อมูลที่มี ความสัมพันธ์และเกี่ยวข้องกัน ที่จะนำมาใช้ในระบบงานต่าง ๆ ร่วมกัน ระบบฐานข้อมูล จึงนับเป็นการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ โดยผู้ใช้สามารถจัดการกับข้อมูลได้ในลักษณะต่าง ๆ ทั้งการเพิ่มข้อมูล การแก้ไข การลบ การค้นหา ตลอดจนการเรียกดูข้อมูลในรูปแบบต่าง ๆ ซึ่งส่วนจะเป็นการประยุกต์นำเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการจัดการฐานข้อมูล และนำฐานข้อมูลผ่านกระบวนการประมวลผลและแสดงผลลัพธ์ในรูปแบบต่าง ๆ ที่ต้องการ
คำศัพท์พื้นฐานเกี่ยวกับระบบฐานข้อมูล
บิต (Bit)
- หมายถึง หน่วยของข้อมูลที่มีขนาดเล็กที่สุด เป็นข้อมูลที่มีการจัดเก็บในลักษณะของเลขฐานสอง คือ 0 กับ 1
- หมายถึง หน่วยของข้อมูลที่มีขนาดเล็กที่สุด เป็นข้อมูลที่มีการจัดเก็บในลักษณะของเลขฐานสอง คือ 0 กับ 1
ไบต์ (Byte)
- หมายถึง หน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการนำบิตมารวมกันเป็นตัวอักขระหรือตัวอักษร (Character)
- หมายถึง หน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการนำบิตมารวมกันเป็นตัวอักขระหรือตัวอักษร (Character)
ฟิลด์ (Field)
- หมายถึง เขตข้อมูล หรือหน่วยของข้อมูลที่ประกอบขึ้นจากไบต์หรือตัวอักขระตั้งแต่หนึ่งตัว ขึ้นไป มารวมกันแล้วได้ความหมายเป็นคำ เป็นข้อความ หรือของสิ่งใดสิ่งหนึ่ง เช่น ชื่อบุคคล ตำแหน่ง อายุ เป็นต้น
- หมายถึง เขตข้อมูล หรือหน่วยของข้อมูลที่ประกอบขึ้นจากไบต์หรือตัวอักขระตั้งแต่หนึ่งตัว ขึ้นไป มารวมกันแล้วได้ความหมายเป็นคำ เป็นข้อความ หรือของสิ่งใดสิ่งหนึ่ง เช่น ชื่อบุคคล ตำแหน่ง อายุ เป็นต้น
เรคคอร์ด (Record)
- หมายถึง ระเบียน หรือหน่วยของข้อมูลที่เกิดจาการนำเอาฟิลด์หรือเขตข้อมูลหลายๆ เขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องมารวมกัน เพื่อเกิดเป็นรายการข้อมูลเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เช่น ข้อมูลของพนักงาน 1 ระเบียน (1 คน) จะประกอบด้วยฟิลด์ รหัสพนักงาน ชื่อ-สกุล ที่อยู่ ตำแหน่ง เงินเดือน เป็นต้น
- หมายถึง ระเบียน หรือหน่วยของข้อมูลที่เกิดจาการนำเอาฟิลด์หรือเขตข้อมูลหลายๆ เขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องมารวมกัน เพื่อเกิดเป็นรายการข้อมูลเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เช่น ข้อมูลของพนักงาน 1 ระเบียน (1 คน) จะประกอบด้วยฟิลด์ รหัสพนักงาน ชื่อ-สกุล ที่อยู่ ตำแหน่ง เงินเดือน เป็นต้น
ไฟล์ (File)
- หมายถึง แฟ้มข้อมูล หรือหน่วยของข้อมูลที่เกิดจาการนำข้อมูลหลาย ๆ ระเบียนที่เป็นเรื่องเดียวกัน เช่น แฟ้มข้อมูลพนักงาน แฟ้มข้อมูลลูกค้า แฟ้มข้อมูลสินค้า ฯลฯ ส่วนในระบบฐานข้อมูล ก็จะมีคำศัพท์ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องที่ควรรู้จักซึ่งจะกล่าวถึงในลำดับต่อไป
- หมายถึง แฟ้มข้อมูล หรือหน่วยของข้อมูลที่เกิดจาการนำข้อมูลหลาย ๆ ระเบียนที่เป็นเรื่องเดียวกัน เช่น แฟ้มข้อมูลพนักงาน แฟ้มข้อมูลลูกค้า แฟ้มข้อมูลสินค้า ฯลฯ ส่วนในระบบฐานข้อมูล ก็จะมีคำศัพท์ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องที่ควรรู้จักซึ่งจะกล่าวถึงในลำดับต่อไป
เอนทิตี้ (Entity)
- หมายถึง ชื่อของสิ่งใดสิ่งหนึ่ง เปรียบเสมือนคำนาม อาจได้แก่ คน สถานที่ สิ่งของ การกระทำ ซึ่งต้องการจัดเก็บข้อมูลไว้ เช่น เอนทิตี้พนักงาน เอนทิตี้นักเรียน เป็นต้น
- บางเอนทิตี้อาจไม่มีความหมายหากปราศจากเอนทิตี้อื่นในฐานข้อมูล เช่น เอนทิตี้ประวัติของพนักงานจะไม่มีความหมายหากปราศจากเอนทิตี้พนักงาน เพราะจะไม่ทราบว่าเป็นประวัติของพนักงานคนใด เช่นนี้แล้วเอนทิตี้ประวัติพนักงานนับเป็นเอนทิตี้ชนิดอ่อนแอ (Weak Entity)
- หมายถึง ชื่อของสิ่งใดสิ่งหนึ่ง เปรียบเสมือนคำนาม อาจได้แก่ คน สถานที่ สิ่งของ การกระทำ ซึ่งต้องการจัดเก็บข้อมูลไว้ เช่น เอนทิตี้พนักงาน เอนทิตี้นักเรียน เป็นต้น
- บางเอนทิตี้อาจไม่มีความหมายหากปราศจากเอนทิตี้อื่นในฐานข้อมูล เช่น เอนทิตี้ประวัติของพนักงานจะไม่มีความหมายหากปราศจากเอนทิตี้พนักงาน เพราะจะไม่ทราบว่าเป็นประวัติของพนักงานคนใด เช่นนี้แล้วเอนทิตี้ประวัติพนักงานนับเป็นเอนทิตี้ชนิดอ่อนแอ (Weak Entity)
แอททริบิวต์ (Attribute)
- หมายถึง รายละเอียดข้อมูลที่แสดงลักษณะและคุณสมบัติของแอททริบิวต์หนึ่ง ๆ เช่น เอนทิตี้สินค้า ประกอบด้วย แอททริบิวต์รหัสสินค้า ประเภทสินค้า ชื่อสินค้า ราคาต่อหน่วย เป็นต้น บางเอนทิตี้ก็ยังอาจประกอบด้วยข้อมูลหลายส่วน หลายแอททริบิวต์ย่อยมารวมกัน เช่น แอททริบิวต์ที่อยู่พนักงาน ประกอบด้วย บ้านเลขที่ ถนน ตำบล อำเภอ จังหวัด เช่นนี้แล้ว แอททริบิวต์ที่อยู่พนักงานจึงเรียกว่าเป็น แอททริบิวต์ผสม (Composite Attribute)
- บางแอททริบิวต์ก็อาจไม่มีค่าของตัวมันเอง แต่จะสามารถหาค่าได้จากแอททริบิวต์อื่น ๆ เช่น แอททริบิวต์อายุปัจจุบัน อาจคำนวณได้จากแอททริบิวต์วันเกิดลักษณะเช่นนี้จึงอาจเรียก แอททริบิวต์อายุว่าเป็น แอททริบิวต์ที่แปลค่ามา (Derived Attribute)
หน้าที่ของระบบการจัดการฐานข้อมูล
ซอฟต์แวร์ระบบฐานการจัดการฐานข้อมูลที่ดีจะต้องทำหน้าที่แก้ปัญหาความไม่สมบูรณ์ ไม่คงเส้นคงวาของข้อมูลและทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องไม่ขัดแย้งกันได้ จึงต้องมีหน้าที่ให้ครอบคลุมหลาย ๆ ด้าน ดังนี้
1.หน้าที่จัดการพจนานุกรมข้อมูล
ในการออกแบบฐานข้อมูลโดยปกติ ผู้ออกแบบได้เขียนพจนานุกรมข้อมูลในรูปของเอกสารให้กับโปรแกรมเมอร์ โปรแกรมเมอร์จะใช้ซอฟต์แวร์ระบบการจัดการฐานข้อมูลสร้างพจนานุกรมข้อมูลต่อไป และสามารถกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างตาราง เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างข้อมูล จำเป็นต้องเปลี่ยนที่พจนานุกรมข้อมูลด้วย โปรแกรมเมอร์สามารถเปลี่ยนแปลงโครงสร้างข้อมูลได้ทันที ต่อจากนั้นจึงให้พจนานุกรมข้อมูลพิมพ์รายงาน พจนานุกรมข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงไปแล้วเป็นเอกสารได้เลยทันที่ โดยไม่ต้องแก้ไขที่เอกสาร
2.หน้าที่จัดการแหล่งจัดเก็บข้อมูล
ระบบการจัดการฐานข้อมูลที่ทันสมัยจะไม่ทำหน้าที่เพียงจัดการแหล่งจัดเก็บข้อมูลเท่านั้น แต่ยังเพิ่มหน้าที่ที่เกี่ยวกับการสร้างฟอร์มป้อนข้อมูลเข้าหรือกำหนดแบบจอภาพ แบบรายงาน หรือแม้แต่การตรวจสอบข้อมูลนำเข้าว่าถูกต้องหรือไม่ และจัดการเรื่องอื่น ๆ อีกหลายอย่าง
3.การเปลี่ยนรูปแบบและการแสดงผลข้อมูล
การเปลี่ยนรูปแบบและการแสดงผลข้อมูล เป็นหน้าที่สำหรับเปลี่ยนข้อมูลที่ถูกป้อนเข้าไปเป็นโครงสร้างข้อมูลจะจัดเก็บ ซึ่งอยู่ในมุมมองทางกายภาพ หรืออาจจะกล่าวได้ว่า ระบบจัดการฐานข้อมูลทำข้อมูลให้เป็นอิสระจากโปรแกรมประยุกต์ได้
4.จัดการด้านความปลอดภัยของข้อมูล
ระบบจัดการฐานข้อมูลทำหน้าที่รักษาความมั่นคง ความปลอดภัยของข้อมูล การไม่ยินยอมเข้าถึงข้อมูลจากผู้ใช้ที่ไม่มีสิทธิ์เข้าไปใช้ฐานข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งฐานข้อมูลประเภทผู้ใช้หลายคน นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดสิทธิ์ให้ผู้ใช้แต่ละคนใช้คำสั่ง เพิ่ม หรือลบ ปรับปรุงข้อมูลได้เป็นรายคนหรือรายกลุ่ม
5.ควบคุมการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้
การควบคุมการเข้าถึงข้อมูล เป็นการทำหน้าที่ให้ผู้ใช้เข้าใช้ได้หลาย ๆ คนในเวลาเดียวกันโดยไม่ทำให้เกิดขัดข้องของข้อมูล ซึ่งจะเน้นกฎความสมบูรณ์ของข้อมูลและการใช้ข้อมูลพร้อมกัน
6.สำรองข้อมูลและการกู้คืนข้อมูล
การสำรองข้อมูลและการกู้คืนข้อมูล เป็นหน้าที่ที่จำเป็นอย่างยิ่งเพื่อให้ผู้ใช้ระบบฐานข้อมูลมั่นใจว่าข้อมูลที่จัดเก็บอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ไม่ได้เสียหาย ยังมีความสมบูรณ์อยู่ตลอดเวลา ผู้ใช้ที่เป็นผู้บริหารฐานข้อมูลสามารถใช้คำสั่งสำรองข้อมูลและคำสั่งกู้คืนข้อมูลได้
7.จัดการด้านบูรณภาพของข้อมูล
เป็นข้อกำหนดให้มีกฎความสมบูรณ์เป็นบูรณภาพ โดยจะให้มีข้อมูลที่ซ้ำซ้อนกันให้น้อยที่สุด แต่ให้มีความถูกต้องตรงกันให้มากที่สุด เพราะในระบบฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์จะมีหลาย ๆ ตารางที่สัมพันธ์กันตารางที่เกี่ยวข้องกันจะขัดแย้งกันไม่ได้
8.เป็นภาษาสำหรับจัดการข้อมูลและจัดสร้างส่วนประสานกับผู้ใช้
ระบบจัดการฐานข้อมูลจัดให้มีภาษาสำหรับสอบถาม เป็นภาษาที่เขียนเข้าใจง่ายไม่เหมือนภาษาชั้นสูงประเภท Procedural ทั่วไป ทำให้ผู้เขียนโปรแกรมภาษาระดับสูงเขียนคำสั่งเข้าไปสอบถามข้อมูลหรือประมวลผลสารสนเทศได้ตามต้องการ
9.เป็นส่วนประสานกับผู้ใช้ในด้านการสื่อสารฐานข้อมูล
ระบบการจัดการฐานข้อมูลสมัยใหม่จะสนับสนุนการทำงานแบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเขียนคำสั่งด้วยโปรแกรมที่ทำงาน
ความสำคัญของระบบการจัดการฐานข้อมูล
การนำเอาระบบคอมพิวเตอร์มาใช้งานเพื่อประมวลผลข้อมูล นอกจากอำนวยความสะดวกในการทำงานได้รวดเร็วแล้ว ยังมีความถูกต้องแม่นยำในการประมวลผลอีกด้วย ตัวอย่าง เช่น กรณีระบบฐานข้อมูลของโรงพยาบาล เมื่อมีผู้ป่วยต้องการเลือดหมู่โลหิตพิเศษโดยเร่งด่วนจำเป็นต้องการผู้บริจาคโลหิตหมู่โลหิตเดียวกันโดยใช้ฐานข้อมูลค้นหาผู้บริจาคโลหิตที่มีคุณสมบัติได้อย่างรวดเร็วได้แก่ผู้บริจาคต้องน้ำหนักมากกว่า 45ก.ก.และบริจาคครั้งสุดท้ายมาแล้วเกิน 90วัน ผู้บริจาคควรมีที่อยู่ใกล้โรงพยาบาล เป็นต้น นอกจากนี้ระบบฐานข้อมูลยังมีความสำคัญในด้านต่าง ๆ อีก ดังนี้
1. ความมีประสิทธิภาพ
ระบบการจัดการฐานข้อมูล ช่วยให้การจัดการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและบรรลุผลมากขึ้น เช่น อธิการบดีต้องการทราบว่าในแต่ละปีมีอาจารย์หรือบุคลากรเกษียณอายุราชการเป็นจำนวนเท่าไร และมีอาจารย์สาขาใดบ้างที่เกษียณ ในอนาคตมีสาขาใดขาดแคลนหรือไม่ ระบบฐานข้อมูลสามารถให้คำตอบแก่ผู้บริหารได้
2. การสอบถามข้อมูล
ระบบบบการจัดการฐานข้อมูลมีภาษาที่ใช้ในการสอบถามสำหรับสอบถามข้อมูลได้ทันทีแม้ว่าโปรแกรมเมอร์ไม่ได้เขียนคำสั่งสอบถามในบางรายการเอาไว้ผู้ใช้ที่มีความชำนาญสามารถใช้คำสั่งเพื่อให้ได้คำตอบแบบทันทีทันใดได้เช่นกันเช่นในกรณีระบบฐานข้อมูลของผู้ป่วย ถ้าผู้บริหารต้องการทราบจำนวนสถิติของผู้ป่วยที่เกิดอุบัติเหตุจากรถจักรยานยนต์ ว่ามีจำนวนเท่าไรสามารถใช้คำสั่งสอบถามแบบง่าย ๆ ได้ คำสั่งดังกล่าว ผู้เขียนได้เขียนอธิบายไว้อย่างละเอียดใน บทที่ 3
3. การเข้าถึงข้อมูล
ระบบการจัดการฐานข้อมูลให้บริการการเข้าถึงข้อมูลได้เป็นอย่างดีมีระบบรักษาความปลอดภัยรวมทั้งการจัดการข้อมูลที่ดี เพราะระบบการจัดการฐานข้อมูลมีฟังก์ชันการให้สิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลโดยบุคคลภายนอกไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ ถ้าหากไม่ได้รับสิทธิ์จากผู้บริหารระบบ
4.ลดข้อมูลที่ขัดแย้ง
ระบบการจัดการฐานข้อมูลช่วยลดความไม่สอดคล้อง หรือข้อมูลที่ขัดแย้งกันให้น้อยลงทำให้ข้อมูลมีความสมบูรณ์มากขึ้น
รูปแบบของระบบฐานข้อมูล มีอยู่ด้วยกัน 3 ประการคือ
- ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational Database) เป็นการเก็บข้อมูลในรูปแบบที่เป็นตาราง (Table) หรือเรียกว่า รีเลชัน (Relation) มีลักษณะเป็น 2 มิติ คือเป็นแถว (Row) และเป็นคอลัมน์ (Column) การเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างตารางจะเชื่อมโยงโดยใช้แอททริบิวต์ (Attribute) หรือคอลัมน์ที่เหมือนกันทั้งสองตารางเป็นตัวเชื่อมโยงข้อมูล ตัวอย่างเช่น ตารางการลงทะเบียน ถ้าต้องการทราบว่านักเรียนรหัส 1001 ลงทะเบียนวิชาอะไรกี่หน่วยกิต ก็สามารถนำรหัสวิชาในตารางนักเรียนไปตรวจสอบกับรหัสวิชา ซึ่งเป็นคีย์หลักในตารางหลักสูตร เพื่อนำชื่อวิชาและจำนวนหน่วยกิตมาใช้ดังตาราง
- ฐานข้อมูลแบบเครือข่าย (Network Database) ฐานข้อมูลแบบเครือข่าย จะเป็นการรวมระเบียนต่าง ๆ และความสัมพันธ์ระหว่างระเบียนแต่ละต่างกับฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์คือ ในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์จะแฝงความสัมพันธ์เอาไว้ โดยระเบียนที่มีความสัมพันธ์กัน จะต้องมีค่าของข้อมูลในแอททริบิวต์หนึ่งเหมือนกัน แต่ในฐานข้อมูลแบบเครือข่าย จะแสดงความสัมพันธ์อย่างชัดเจน โดยแสดงไว้ในโครงสร้างตัวอย่างเช่น
- ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น (Hierarchical Database) ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น เป็นโครงสร้างที่จัดเก็บข้อมูลในลักษณะความสัมพันธ์แบบ Parent-Child Relationship Type หรือเป็นโครงสร้างรูปแบบต้นไม้ (Tree) ข้อมูลที่จัดเก็บในที่นี้ คือ ระเบียน (Record) ซึ่งประกอบด้วยค่าของเขตข้อมูล (Field) ของเอนทิตี้หนึ่ง ๆ นั่นเอง
แสดงตารางที่มีความสัมพันธ์เชิงสัมพันธ์
แสดงการออกแบบฐานข้อมูลแบบเครือข่าย
——จากรูปที่ 1.5 จะเห็นได้ว่า กรอบสี่เหลี่ยมแสดงถึงชนิดของระเบียนในฐานข้อมูล โดยมีเส้นทางแสดงถึงความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูล เป็นการแสดงความสัมพันธ์แบบกลุ่มต่อกลุ่ม (many to many) จากรูปพบว่าในแต่ละสาขามีหลักสูตรมากกว่า 1 รายวิชาและในแต่ละวิชำพบว่า มีนักศึกษาลงทะเบียนเรียนมากกว่า 1 คน และนักศึกษา 1 คนก็สามารถลงทะเบียนได้มากกว่า 1 วิชา
——ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้นนี้คล้ายคลึงกับฐานข้อมูลแบบเครือข่าย ต่างกันที่ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้นมีกฎเพิ่มขึ้นมาหนึ่งประการ คือในแต่ละกรอบจะมีลูกศรวิ่งเข้าหาได้ไม่เกิน 1 หัวลูกศร ดังนั้นจากตัวอย่าง รูปที่ 1.5 จะพบว่า กรอบนักเรียนจะมีลูกศรเข้ามา 2 ทาง ดังนั้นจึงไม่อาจสร้างฐานข้อมูลสำหรับตัวอย่างรูปที่ 1.6 โดยใช้ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้นด้วยวิธีปกติได้
ตัวอย่างฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น
จากรูปที่ 1.6 ข้างต้นแสดงตัวอย่างฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น ประกอบด้วย
1) ระเบียน 3 ระเบียน คือแผนก นักเรียน และหลักสูตรแต่ละรายวิชา
2) ความสัมพันธ์แบบ PCR 2 ประเภท คือความสัมพันธ์ของข้อมูลแผนกกับนักเรียน และความสัมพันธ์ของข้อมูลแผนกกับหลักสูตร โดยมีแผนกเป็นระเบียน พ่อ-แม่ ส่วนนักเรียกและหลักสูตรเป็นระเบียนประเภทลูก ความสัมพันธ์ของทั้ง 2 ประเภทแบบหนึ่งต่อกลุ่ม (1:n)
ตัวอย่างข้อมูล เช่น
ตัวอย่างฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น
สรุปเป็นคุณสมบัติของฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น ได้ดังนี้
——หากระเบียนใดเป็นประเภทพ่อ-แม่ (Parent Record Type) แล้วจะมีคุณสมบัติเป็นประเภทลูก (Child Record Type) ไม่ได้
1) ทุกระเบียนยกเว้นระเบียนที่เป็นพ่อ-แม่ สามารถมีความสัมพันธ์กับระเบียนที่เป็นประเภทพ่อ-แม่ได้ 1 ความสัมพันธ์
2) ทุกระเบียนสามารถมีคุณสมบัติเป็นระเบียนประเภทพ่อ-แม่ได้
3) ถ้าระเบียนหนึ่งมีระเบียนลูกมากกว่าหนึ่งระเบียนแล้ว การลำดับความสัมพันธ์ของระเบียนที่เป็นลูกจะลำดับจากซ้ายไปขวา
การประมวลผลแบบแฟ้มข้อมูล และระบบฐานข้อมูล ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับการประมวลผลแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ (Sequential File Organization)
การจัดองค์กรแฟ้มข้อมูลแบบนี้ เรคอร์ดต่าง ๆ จะถูกจัดเก็บแบบเรียงตามลำดับ ดังนั้นการประมวลผลต่าง ๆ ก็จะถูก ประมวลแบบเรียงตามลำดับเช่นเดียวกัน ซึ่งการเรียงตามลำดับนี้จะเรียงตามลำดับของค่าคีย์ โดยที่คีย์นั้น ๆ อาจประกอบ ไปด้วยเขตข้อมูล(Field) ตั้งแต่ 1 เขตข้อมูล(Field) เป็นต้นไป และลักษณะของการเรียงลำดับอาจจะเรียงลำดับจากน้อย ไปหามาก (Ascending Order) หรือจากมากไปหาน้อย(Descending Order)
การจัดองค์กรแฟ้มข้อมูลแบบนี้ ในแฟ้มข้อมูลหนึ่ง ๆ อาจจะประกอบไปด้วย เรคอร์ดเพียงรูปแบบเดียว (Single Record Type) หรือประกอบไปด้วยเรคอร์ดหลายรูปแบบ(Multi Record Type)
ตัวอย่างแฟ้มข้อมูลอาจารย์(Teacher)
แฟ้มข้อมูลอาจารย์เป็นแฟ้มข้อมูลที่ทุก ๆ ระเบียน(Record) มีรูปแบบเดียวกัน ในที่นี้ประกอบไปด้วยเขตข้อมูล 3 เขตข้อมูล คือ รหัส ชื่ออาจารย์ วุฒิการศึกษา
ตัวอย่างแฟ้มข้อมูลพนักงาน(Employee)
ในตัวอย่างนี้แฟ้มข้อมูลพนักงานประกอบไปด้วยระเบียน(Record) 2 ประเภท คือ- ระเบียนประวัติพนักงาน(Personal Record )- ระเบียนบัญชีเงินเดือน(Payroll Record)
รูปแบบระเบียนประวัติพนักงาน(Personal Record) ประกอบไปด้วยเขตข้อมูล 7 เขตข้อมูล คือ ชนิดเรคอร์ด หมายเลขพนักงาน ชื่อพนักงาน หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่ สถานะ และเพศ
รูปแบบระเบียนบัญชีเงินเดือน( Payroll Record) ประกอบไปด้วยเขตข้อมูล 4 เขตข้อมูล คือ ชนิดเรคอร์ด หมายเลขพนักงาน บัญชีเงินเดือน และเงินเดือน
จากการพิจารณาดูเขตข้อมูลแรก(Field)ของระเบียนทั้ง 2 ประเภทคือ ชนิดเรคอร์ด(Record type) ซึ่งเป็น เขตข้อมูล(Field) ที่กำหนดประเภทของเรคอร์ด เช่น
1 หมายถึง ระเบียนประวัติพนักงาน(Personal Record)2 หมายถึง ระเบียนบัญชีเงินเดือน(Payroll Record)
จากตัวอย่างนี้ควรจะทำการเรียงลำดับระเบียน(Record)ต่าง ๆ โดยอาศัยเขตข้อมูล หมายเลขพนักงาน และ ชนิดเรคอร์ด(Record type) โดยให้ หมายเลขพนักงาน เป็น Primary Key และ ชนิดเรคอร์ด เป็น Secondary Key ดังนั้นระบบนี้ก็จะทำการจัดเก็บข้อมูลของระเบียนประเภท ระเบียนประวัติพนกงาน(Personal Record) ก่อนระเบียนบัญชีเงินเดือน( Payroll Record)
ดังนั้น การจัดองค์กรแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับนี้ ระเบียนต่าง ๆ จะจัดเรียงอยู่ตามลำดับของค่าที่กำหนด ดังได้กล่าวมาแล้วข้างต้น
ตัวอย่าง แฟ้มข้อมูลผู้ใช้โทรศัพท์(Telephone)
จากตัวอย่างนี้ถ้างานของเรา คือ การพิมพ์รายชื่อผู้ใช้โทรศัพท์เรียงตามชื่อผู้ใช้โทรศัพท์ แฟ้มข้อมูลของเราก็ควรจะจัดเก็บเรียงตาม เขตข้อมูลนามสกุล(Iast name) + เขตข้อมูลชื่อ(first name) ด้วยเช่นเดียวกัน แต่ถ้างานของเรา คือ ต้องการพิมพ์รายชื่อของผู้ใช้โทรศัพท์เรียงตามที่อยู่ แฟ้มข้อมูลก็ควรจัดเก็บ เรียงตาม เขตข้อมูลที่อยู่(Address)
ดังนั้น ระบบงานของเราอาจจะมีแฟ้มข้อมูลผู้ใช้โทรศัพท์(telephoe) แยกออกเป็น 2 แฟ้มข้อมูลโดยแฟ้มแรกเรียงตามเขตข้อมูล นามสกุลและชื่อผู้ใช้โทรศัพท์ แฟ้มที่ 2 เรียงตามที่อยู่ผู้ใช้โทรศัพท์ ทั้ง ๆ ที่แฟ้มข้อมูลทั้งสองนี้จัดเก็บข้อมูลเหมือนกัน
เนื่องจากการจัดองค์กรแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับนี้ จะต้องประมวลแบบเรียงลำดับด้วยเช่นกัน ดั้งนั้น จึงเหมาะกับงานประมวลผลแบบ batch มากกว่างานประมวลผลแบบ interactive
ข้อดีของแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ คือ ในการเข้าถึงข้อมูล(Access Data) ระเบียนที่อยู่ต่อจากระเบียนปัจจุบัน (Next Record) นั้นสามารถ ทำได้รวดเร็วมาก
การจัดเก็บแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับบนสื่อบันทึกข้อมูลสำรอง
โดยทั่วไปแล้วนิยมจัดเก็บแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับนี้ไว้บนสื่อแบบเข้าหาข้อมูลแบบเรียงลำดับ(Serial - access Storage) เช่น Punched Card, Magnetic tape และ Paper Tap เป็นต้น แต่ในบางครั้งเราก็จัดเก็บแฟ้มข้อมูลประเภทนี้ ไว้บนสื่อบันทึกข้อมูลสำรองแบบเข้าหาข้อมูลได้โดยตรง(Direct - access Storage) เช่น Floppy Disk และ Hard Magnetic Disk เป็นต้น
ระบบฐานข้อมูล (Database System) คือ ระบบที่รวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกันเข้าไว้ด้วยกันอย่างมีระบบมีความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลต่าง ๆ ที่ชัดเจน ในระบบฐานข้อมูลจะประกอบด้วยแฟ้มข้อมูลหลายแฟ้มที่มีข้อมูล เกี่ยวข้องสัมพันธ์กันเข้าไว้ด้วยกันอย่างเป็นระบบและเปิดโอกาสให้ผู้ใช้สามารถใช้งานและดูแลรักษาป้องกันข้อมูลเหล่านี้ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยมีซอฟต์แวร์ที่เปรียบเสมือนสื่อกลางระหว่างผู้ใช้และโปรแกรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการใช้ฐานข้อมูล เรียกว่า ระบบจัดการฐานข้อมูล หรือ DBMS (data base management system)มีหน้าที่ช่วยให้ผู้ใช้เข้าถึงข้อมูลได้ง่ายสะดวกและมีประสิทธิภาพ การเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้อาจเป็นการสร้างฐานข้อมูล การแก้ไขฐานข้อมูล หรือการตั้งคำถามเพื่อให้ได้ข้อมูลมา โดยผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องรับรู้เกี่ยวกับรายละเอียดภายในโครงสร้างของฐานข้อมูล
ประโยชน์ของฐานข้อมูล
1 ลดการเก็บข้อมูลที่ซ้ำซ้อน ข้อมูลบางชุดที่อยู่ในรูปของแฟ้มข้อมูลอาจมี
ปรากฏอยู่หลาย ๆ แห่ง เพราะมีผู้ใช้ข้อมูลชุดนี้หลายคน เมื่อใช้ระบบฐานข้อมูลแล้วจะช่วยให้
ความซ้ำซ้อนของข้อมูลลดน้อยลง
2 รักษาความถูกต้องของข้อมูล เนื่องจากฐานข้อมูลมีเพียงฐานข้อมูลเดียว ใน
กรณีที่มีข้อมูลชุดเดียวกันปรากฏอยู่หลายแห่งในฐานข้อมูล ข้อมูลเหล่านี้จะต้องตรงกัน ถ้ามีการ
แก้ไขข้อมูลนี้ทุก ๆ แห่งที่ข้อมูลปรากฏอยู่จะแก้ไขให้ถูกต้องตามกันหมดโดยอัตโนมัติด้วย
ระบบจัดการฐานข้อมูล
3 การป้องกันและรักษาความปลอดภัยให้กับข้อมูลทำได้อย่างสะดวก การ
ป้องกันและรักษาความปลอดภัยกับข้อมูลระบบฐานข้อมูลจะให้เฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
ซึ่งก่อให้เกิดความปลอดภัย(security) ของข้อมูลด้วย
ประโยชน์ของฐานข้อมูล 1 ลดการเก็บข้อมูลที่ซ้ำซ้อน ข้อมูลบางชุดที่อยู่ในรูปของแฟ้มข้อมูลอาจมีปรากฏอยู่หลาย ๆ แห่ง เพราะมีผู้ใช้ข้อมูลชุดนี้หลายคน เมื่อใช้ระบบฐานข้อมูลแล้วจะช่วยให้ความซ้ำซ้อนของข้อมูลลดน้อยลง 2 รักษาความถูกต้องของข้อมูล เนื่องจากฐานข้อมูลมีเพียงฐานข้อมูลเดียว ในกรณีที่มีข้อมูลชุดเดียวกันปรากฏอยู่หลายแห่งในฐานข้อมูล ข้อมูลเหล่านี้จะต้องตรงกัน ถ้ามีการแก้ไขข้อมูลนี้ทุก ๆ แห่งที่ข้อมูลปรากฏอยู่จะแก้ไขให้ถูกต้องตามกันหมดโดยอัตโนมัติด้วยระบบจัดการฐานข้อมูล 3 การป้องกันและรักษาความปลอดภัยให้กับข้อมูลทำได้อย่างสะดวก การป้องกันและรักษาความปลอดภัยกับข้อมูลระบบฐานข้อมูลจะให้เฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น ซึ่งก่อให้เกิดความปลอดภัย(security) ของข้อมูลด้วย
- หมายถึง รายละเอียดข้อมูลที่แสดงลักษณะและคุณสมบัติของแอททริบิวต์หนึ่ง ๆ เช่น เอนทิตี้สินค้า ประกอบด้วย แอททริบิวต์รหัสสินค้า ประเภทสินค้า ชื่อสินค้า ราคาต่อหน่วย เป็นต้น บางเอนทิตี้ก็ยังอาจประกอบด้วยข้อมูลหลายส่วน หลายแอททริบิวต์ย่อยมารวมกัน เช่น แอททริบิวต์ที่อยู่พนักงาน ประกอบด้วย บ้านเลขที่ ถนน ตำบล อำเภอ จังหวัด เช่นนี้แล้ว แอททริบิวต์ที่อยู่พนักงานจึงเรียกว่าเป็น แอททริบิวต์ผสม (Composite Attribute)
- บางแอททริบิวต์ก็อาจไม่มีค่าของตัวมันเอง แต่จะสามารถหาค่าได้จากแอททริบิวต์อื่น ๆ เช่น แอททริบิวต์อายุปัจจุบัน อาจคำนวณได้จากแอททริบิวต์วันเกิดลักษณะเช่นนี้จึงอาจเรียก แอททริบิวต์อายุว่าเป็น แอททริบิวต์ที่แปลค่ามา (Derived Attribute)
หน้าที่ของระบบการจัดการฐานข้อมูล
ซอฟต์แวร์ระบบฐานการจัดการฐานข้อมูลที่ดีจะต้องทำหน้าที่แก้ปัญหาความไม่สมบูรณ์ ไม่คงเส้นคงวาของข้อมูลและทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องไม่ขัดแย้งกันได้ จึงต้องมีหน้าที่ให้ครอบคลุมหลาย ๆ ด้าน ดังนี้
1.หน้าที่จัดการพจนานุกรมข้อมูล
ในการออกแบบฐานข้อมูลโดยปกติ ผู้ออกแบบได้เขียนพจนานุกรมข้อมูลในรูปของเอกสารให้กับโปรแกรมเมอร์ โปรแกรมเมอร์จะใช้ซอฟต์แวร์ระบบการจัดการฐานข้อมูลสร้างพจนานุกรมข้อมูลต่อไป และสามารถกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างตาราง เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างข้อมูล จำเป็นต้องเปลี่ยนที่พจนานุกรมข้อมูลด้วย โปรแกรมเมอร์สามารถเปลี่ยนแปลงโครงสร้างข้อมูลได้ทันที ต่อจากนั้นจึงให้พจนานุกรมข้อมูลพิมพ์รายงาน พจนานุกรมข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงไปแล้วเป็นเอกสารได้เลยทันที่ โดยไม่ต้องแก้ไขที่เอกสาร
2.หน้าที่จัดการแหล่งจัดเก็บข้อมูล
ระบบการจัดการฐานข้อมูลที่ทันสมัยจะไม่ทำหน้าที่เพียงจัดการแหล่งจัดเก็บข้อมูลเท่านั้น แต่ยังเพิ่มหน้าที่ที่เกี่ยวกับการสร้างฟอร์มป้อนข้อมูลเข้าหรือกำหนดแบบจอภาพ แบบรายงาน หรือแม้แต่การตรวจสอบข้อมูลนำเข้าว่าถูกต้องหรือไม่ และจัดการเรื่องอื่น ๆ อีกหลายอย่าง
3.การเปลี่ยนรูปแบบและการแสดงผลข้อมูล
การเปลี่ยนรูปแบบและการแสดงผลข้อมูล เป็นหน้าที่สำหรับเปลี่ยนข้อมูลที่ถูกป้อนเข้าไปเป็นโครงสร้างข้อมูลจะจัดเก็บ ซึ่งอยู่ในมุมมองทางกายภาพ หรืออาจจะกล่าวได้ว่า ระบบจัดการฐานข้อมูลทำข้อมูลให้เป็นอิสระจากโปรแกรมประยุกต์ได้
4.จัดการด้านความปลอดภัยของข้อมูล
ระบบจัดการฐานข้อมูลทำหน้าที่รักษาความมั่นคง ความปลอดภัยของข้อมูล การไม่ยินยอมเข้าถึงข้อมูลจากผู้ใช้ที่ไม่มีสิทธิ์เข้าไปใช้ฐานข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งฐานข้อมูลประเภทผู้ใช้หลายคน นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดสิทธิ์ให้ผู้ใช้แต่ละคนใช้คำสั่ง เพิ่ม หรือลบ ปรับปรุงข้อมูลได้เป็นรายคนหรือรายกลุ่ม
5.ควบคุมการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้
การควบคุมการเข้าถึงข้อมูล เป็นการทำหน้าที่ให้ผู้ใช้เข้าใช้ได้หลาย ๆ คนในเวลาเดียวกันโดยไม่ทำให้เกิดขัดข้องของข้อมูล ซึ่งจะเน้นกฎความสมบูรณ์ของข้อมูลและการใช้ข้อมูลพร้อมกัน
6.สำรองข้อมูลและการกู้คืนข้อมูล
การสำรองข้อมูลและการกู้คืนข้อมูล เป็นหน้าที่ที่จำเป็นอย่างยิ่งเพื่อให้ผู้ใช้ระบบฐานข้อมูลมั่นใจว่าข้อมูลที่จัดเก็บอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ไม่ได้เสียหาย ยังมีความสมบูรณ์อยู่ตลอดเวลา ผู้ใช้ที่เป็นผู้บริหารฐานข้อมูลสามารถใช้คำสั่งสำรองข้อมูลและคำสั่งกู้คืนข้อมูลได้
7.จัดการด้านบูรณภาพของข้อมูล
เป็นข้อกำหนดให้มีกฎความสมบูรณ์เป็นบูรณภาพ โดยจะให้มีข้อมูลที่ซ้ำซ้อนกันให้น้อยที่สุด แต่ให้มีความถูกต้องตรงกันให้มากที่สุด เพราะในระบบฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์จะมีหลาย ๆ ตารางที่สัมพันธ์กันตารางที่เกี่ยวข้องกันจะขัดแย้งกันไม่ได้
8.เป็นภาษาสำหรับจัดการข้อมูลและจัดสร้างส่วนประสานกับผู้ใช้
ระบบจัดการฐานข้อมูลจัดให้มีภาษาสำหรับสอบถาม เป็นภาษาที่เขียนเข้าใจง่ายไม่เหมือนภาษาชั้นสูงประเภท Procedural ทั่วไป ทำให้ผู้เขียนโปรแกรมภาษาระดับสูงเขียนคำสั่งเข้าไปสอบถามข้อมูลหรือประมวลผลสารสนเทศได้ตามต้องการ
9.เป็นส่วนประสานกับผู้ใช้ในด้านการสื่อสารฐานข้อมูล
ระบบการจัดการฐานข้อมูลสมัยใหม่จะสนับสนุนการทำงานแบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเขียนคำสั่งด้วยโปรแกรมที่ทำงาน
ความสำคัญของระบบการจัดการฐานข้อมูล
การนำเอาระบบคอมพิวเตอร์มาใช้งานเพื่อประมวลผลข้อมูล นอกจากอำนวยความสะดวกในการทำงานได้รวดเร็วแล้ว ยังมีความถูกต้องแม่นยำในการประมวลผลอีกด้วย ตัวอย่าง เช่น กรณีระบบฐานข้อมูลของโรงพยาบาล เมื่อมีผู้ป่วยต้องการเลือดหมู่โลหิตพิเศษโดยเร่งด่วนจำเป็นต้องการผู้บริจาคโลหิตหมู่โลหิตเดียวกันโดยใช้ฐานข้อมูลค้นหาผู้บริจาคโลหิตที่มีคุณสมบัติได้อย่างรวดเร็วได้แก่ผู้บริจาคต้องน้ำหนักมากกว่า 45ก.ก.และบริจาคครั้งสุดท้ายมาแล้วเกิน 90วัน ผู้บริจาคควรมีที่อยู่ใกล้โรงพยาบาล เป็นต้น นอกจากนี้ระบบฐานข้อมูลยังมีความสำคัญในด้านต่าง ๆ อีก ดังนี้
1. ความมีประสิทธิภาพ
ระบบการจัดการฐานข้อมูล ช่วยให้การจัดการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและบรรลุผลมากขึ้น เช่น อธิการบดีต้องการทราบว่าในแต่ละปีมีอาจารย์หรือบุคลากรเกษียณอายุราชการเป็นจำนวนเท่าไร และมีอาจารย์สาขาใดบ้างที่เกษียณ ในอนาคตมีสาขาใดขาดแคลนหรือไม่ ระบบฐานข้อมูลสามารถให้คำตอบแก่ผู้บริหารได้
2. การสอบถามข้อมูล
ระบบบบการจัดการฐานข้อมูลมีภาษาที่ใช้ในการสอบถามสำหรับสอบถามข้อมูลได้ทันทีแม้ว่าโปรแกรมเมอร์ไม่ได้เขียนคำสั่งสอบถามในบางรายการเอาไว้ผู้ใช้ที่มีความชำนาญสามารถใช้คำสั่งเพื่อให้ได้คำตอบแบบทันทีทันใดได้เช่นกันเช่นในกรณีระบบฐานข้อมูลของผู้ป่วย ถ้าผู้บริหารต้องการทราบจำนวนสถิติของผู้ป่วยที่เกิดอุบัติเหตุจากรถจักรยานยนต์ ว่ามีจำนวนเท่าไรสามารถใช้คำสั่งสอบถามแบบง่าย ๆ ได้ คำสั่งดังกล่าว ผู้เขียนได้เขียนอธิบายไว้อย่างละเอียดใน บทที่ 3
3. การเข้าถึงข้อมูล
ระบบการจัดการฐานข้อมูลให้บริการการเข้าถึงข้อมูลได้เป็นอย่างดีมีระบบรักษาความปลอดภัยรวมทั้งการจัดการข้อมูลที่ดี เพราะระบบการจัดการฐานข้อมูลมีฟังก์ชันการให้สิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลโดยบุคคลภายนอกไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ ถ้าหากไม่ได้รับสิทธิ์จากผู้บริหารระบบ
4.ลดข้อมูลที่ขัดแย้ง
ระบบการจัดการฐานข้อมูลช่วยลดความไม่สอดคล้อง หรือข้อมูลที่ขัดแย้งกันให้น้อยลงทำให้ข้อมูลมีความสมบูรณ์มากขึ้น
รูปแบบของระบบฐานข้อมูล มีอยู่ด้วยกัน 3 ประการคือ
- ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational Database) เป็นการเก็บข้อมูลในรูปแบบที่เป็นตาราง (Table) หรือเรียกว่า รีเลชัน (Relation) มีลักษณะเป็น 2 มิติ คือเป็นแถว (Row) และเป็นคอลัมน์ (Column) การเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างตารางจะเชื่อมโยงโดยใช้แอททริบิวต์ (Attribute) หรือคอลัมน์ที่เหมือนกันทั้งสองตารางเป็นตัวเชื่อมโยงข้อมูล ตัวอย่างเช่น ตารางการลงทะเบียน ถ้าต้องการทราบว่านักเรียนรหัส 1001 ลงทะเบียนวิชาอะไรกี่หน่วยกิต ก็สามารถนำรหัสวิชาในตารางนักเรียนไปตรวจสอบกับรหัสวิชา ซึ่งเป็นคีย์หลักในตารางหลักสูตร เพื่อนำชื่อวิชาและจำนวนหน่วยกิตมาใช้ดังตาราง
- ฐานข้อมูลแบบเครือข่าย (Network Database) ฐานข้อมูลแบบเครือข่าย จะเป็นการรวมระเบียนต่าง ๆ และความสัมพันธ์ระหว่างระเบียนแต่ละต่างกับฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์คือ ในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์จะแฝงความสัมพันธ์เอาไว้ โดยระเบียนที่มีความสัมพันธ์กัน จะต้องมีค่าของข้อมูลในแอททริบิวต์หนึ่งเหมือนกัน แต่ในฐานข้อมูลแบบเครือข่าย จะแสดงความสัมพันธ์อย่างชัดเจน โดยแสดงไว้ในโครงสร้างตัวอย่างเช่น
- ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น (Hierarchical Database) ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น เป็นโครงสร้างที่จัดเก็บข้อมูลในลักษณะความสัมพันธ์แบบ Parent-Child Relationship Type หรือเป็นโครงสร้างรูปแบบต้นไม้ (Tree) ข้อมูลที่จัดเก็บในที่นี้ คือ ระเบียน (Record) ซึ่งประกอบด้วยค่าของเขตข้อมูล (Field) ของเอนทิตี้หนึ่ง ๆ นั่นเอง
แสดงตารางที่มีความสัมพันธ์เชิงสัมพันธ์
แสดงการออกแบบฐานข้อมูลแบบเครือข่าย
——จากรูปที่ 1.5 จะเห็นได้ว่า กรอบสี่เหลี่ยมแสดงถึงชนิดของระเบียนในฐานข้อมูล โดยมีเส้นทางแสดงถึงความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูล เป็นการแสดงความสัมพันธ์แบบกลุ่มต่อกลุ่ม (many to many) จากรูปพบว่าในแต่ละสาขามีหลักสูตรมากกว่า 1 รายวิชาและในแต่ละวิชำพบว่า มีนักศึกษาลงทะเบียนเรียนมากกว่า 1 คน และนักศึกษา 1 คนก็สามารถลงทะเบียนได้มากกว่า 1 วิชา
——ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้นนี้คล้ายคลึงกับฐานข้อมูลแบบเครือข่าย ต่างกันที่ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้นมีกฎเพิ่มขึ้นมาหนึ่งประการ คือในแต่ละกรอบจะมีลูกศรวิ่งเข้าหาได้ไม่เกิน 1 หัวลูกศร ดังนั้นจากตัวอย่าง รูปที่ 1.5 จะพบว่า กรอบนักเรียนจะมีลูกศรเข้ามา 2 ทาง ดังนั้นจึงไม่อาจสร้างฐานข้อมูลสำหรับตัวอย่างรูปที่ 1.6 โดยใช้ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้นด้วยวิธีปกติได้
ตัวอย่างฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น
จากรูปที่ 1.6 ข้างต้นแสดงตัวอย่างฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น ประกอบด้วย
1) ระเบียน 3 ระเบียน คือแผนก นักเรียน และหลักสูตรแต่ละรายวิชา
2) ความสัมพันธ์แบบ PCR 2 ประเภท คือความสัมพันธ์ของข้อมูลแผนกกับนักเรียน และความสัมพันธ์ของข้อมูลแผนกกับหลักสูตร โดยมีแผนกเป็นระเบียน พ่อ-แม่ ส่วนนักเรียกและหลักสูตรเป็นระเบียนประเภทลูก ความสัมพันธ์ของทั้ง 2 ประเภทแบบหนึ่งต่อกลุ่ม (1:n)
ตัวอย่างข้อมูล เช่น
ตัวอย่างฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น
สรุปเป็นคุณสมบัติของฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น ได้ดังนี้
——หากระเบียนใดเป็นประเภทพ่อ-แม่ (Parent Record Type) แล้วจะมีคุณสมบัติเป็นประเภทลูก (Child Record Type) ไม่ได้
1) ทุกระเบียนยกเว้นระเบียนที่เป็นพ่อ-แม่ สามารถมีความสัมพันธ์กับระเบียนที่เป็นประเภทพ่อ-แม่ได้ 1 ความสัมพันธ์
2) ทุกระเบียนสามารถมีคุณสมบัติเป็นระเบียนประเภทพ่อ-แม่ได้
3) ถ้าระเบียนหนึ่งมีระเบียนลูกมากกว่าหนึ่งระเบียนแล้ว การลำดับความสัมพันธ์ของระเบียนที่เป็นลูกจะลำดับจากซ้ายไปขวา
การประมวลผลแบบแฟ้มข้อมูล และระบบฐานข้อมูล ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับการประมวลผลแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ (Sequential File Organization)
การจัดองค์กรแฟ้มข้อมูลแบบนี้ เรคอร์ดต่าง ๆ จะถูกจัดเก็บแบบเรียงตามลำดับ ดังนั้นการประมวลผลต่าง ๆ ก็จะถูก ประมวลแบบเรียงตามลำดับเช่นเดียวกัน ซึ่งการเรียงตามลำดับนี้จะเรียงตามลำดับของค่าคีย์ โดยที่คีย์นั้น ๆ อาจประกอบ ไปด้วยเขตข้อมูล(Field) ตั้งแต่ 1 เขตข้อมูล(Field) เป็นต้นไป และลักษณะของการเรียงลำดับอาจจะเรียงลำดับจากน้อย ไปหามาก (Ascending Order) หรือจากมากไปหาน้อย(Descending Order)การจัดองค์กรแฟ้มข้อมูลแบบนี้ ในแฟ้มข้อมูลหนึ่ง ๆ อาจจะประกอบไปด้วย เรคอร์ดเพียงรูปแบบเดียว (Single Record Type) หรือประกอบไปด้วยเรคอร์ดหลายรูปแบบ(Multi Record Type)
ตัวอย่างแฟ้มข้อมูลอาจารย์(Teacher)
แฟ้มข้อมูลอาจารย์เป็นแฟ้มข้อมูลที่ทุก ๆ ระเบียน(Record) มีรูปแบบเดียวกัน ในที่นี้ประกอบไปด้วยเขตข้อมูล 3 เขตข้อมูล คือ รหัส ชื่ออาจารย์ วุฒิการศึกษา
ตัวอย่างแฟ้มข้อมูลพนักงาน(Employee)
ในตัวอย่างนี้แฟ้มข้อมูลพนักงานประกอบไปด้วยระเบียน(Record) 2 ประเภท คือ- ระเบียนประวัติพนักงาน(Personal Record )- ระเบียนบัญชีเงินเดือน(Payroll Record)
รูปแบบระเบียนประวัติพนักงาน(Personal Record) ประกอบไปด้วยเขตข้อมูล 7 เขตข้อมูล คือ ชนิดเรคอร์ด หมายเลขพนักงาน ชื่อพนักงาน หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่ สถานะ และเพศ
รูปแบบระเบียนบัญชีเงินเดือน( Payroll Record) ประกอบไปด้วยเขตข้อมูล 4 เขตข้อมูล คือ ชนิดเรคอร์ด หมายเลขพนักงาน บัญชีเงินเดือน และเงินเดือน
จากการพิจารณาดูเขตข้อมูลแรก(Field)ของระเบียนทั้ง 2 ประเภทคือ ชนิดเรคอร์ด(Record type) ซึ่งเป็น เขตข้อมูล(Field) ที่กำหนดประเภทของเรคอร์ด เช่น
1 หมายถึง ระเบียนประวัติพนักงาน(Personal Record)2 หมายถึง ระเบียนบัญชีเงินเดือน(Payroll Record)
จากตัวอย่างนี้ควรจะทำการเรียงลำดับระเบียน(Record)ต่าง ๆ โดยอาศัยเขตข้อมูล หมายเลขพนักงาน และ ชนิดเรคอร์ด(Record type) โดยให้ หมายเลขพนักงาน เป็น Primary Key และ ชนิดเรคอร์ด เป็น Secondary Key ดังนั้นระบบนี้ก็จะทำการจัดเก็บข้อมูลของระเบียนประเภท ระเบียนประวัติพนกงาน(Personal Record) ก่อนระเบียนบัญชีเงินเดือน( Payroll Record)
ดังนั้น การจัดองค์กรแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับนี้ ระเบียนต่าง ๆ จะจัดเรียงอยู่ตามลำดับของค่าที่กำหนด ดังได้กล่าวมาแล้วข้างต้น
ตัวอย่าง แฟ้มข้อมูลผู้ใช้โทรศัพท์(Telephone)
จากตัวอย่างนี้ถ้างานของเรา คือ การพิมพ์รายชื่อผู้ใช้โทรศัพท์เรียงตามชื่อผู้ใช้โทรศัพท์ แฟ้มข้อมูลของเราก็ควรจะจัดเก็บเรียงตาม เขตข้อมูลนามสกุล(Iast name) + เขตข้อมูลชื่อ(first name) ด้วยเช่นเดียวกัน แต่ถ้างานของเรา คือ ต้องการพิมพ์รายชื่อของผู้ใช้โทรศัพท์เรียงตามที่อยู่ แฟ้มข้อมูลก็ควรจัดเก็บ เรียงตาม เขตข้อมูลที่อยู่(Address)
ดังนั้น ระบบงานของเราอาจจะมีแฟ้มข้อมูลผู้ใช้โทรศัพท์(telephoe) แยกออกเป็น 2 แฟ้มข้อมูลโดยแฟ้มแรกเรียงตามเขตข้อมูล นามสกุลและชื่อผู้ใช้โทรศัพท์ แฟ้มที่ 2 เรียงตามที่อยู่ผู้ใช้โทรศัพท์ ทั้ง ๆ ที่แฟ้มข้อมูลทั้งสองนี้จัดเก็บข้อมูลเหมือนกัน
เนื่องจากการจัดองค์กรแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับนี้ จะต้องประมวลแบบเรียงลำดับด้วยเช่นกัน ดั้งนั้น จึงเหมาะกับงานประมวลผลแบบ batch มากกว่างานประมวลผลแบบ interactive
ข้อดีของแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ คือ ในการเข้าถึงข้อมูล(Access Data) ระเบียนที่อยู่ต่อจากระเบียนปัจจุบัน (Next Record) นั้นสามารถ ทำได้รวดเร็วมาก
การจัดเก็บแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับบนสื่อบันทึกข้อมูลสำรอง
โดยทั่วไปแล้วนิยมจัดเก็บแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับนี้ไว้บนสื่อแบบเข้าหาข้อมูลแบบเรียงลำดับ(Serial - access Storage) เช่น Punched Card, Magnetic tape และ Paper Tap เป็นต้น แต่ในบางครั้งเราก็จัดเก็บแฟ้มข้อมูลประเภทนี้ ไว้บนสื่อบันทึกข้อมูลสำรองแบบเข้าหาข้อมูลได้โดยตรง(Direct - access Storage) เช่น Floppy Disk และ Hard Magnetic Disk เป็นต้น
ระบบฐานข้อมูล (Database System) คือ ระบบที่รวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกันเข้าไว้ด้วยกันอย่างมีระบบมีความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลต่าง ๆ ที่ชัดเจน ในระบบฐานข้อมูลจะประกอบด้วยแฟ้มข้อมูลหลายแฟ้มที่มีข้อมูล เกี่ยวข้องสัมพันธ์กันเข้าไว้ด้วยกันอย่างเป็นระบบและเปิดโอกาสให้ผู้ใช้สามารถใช้งานและดูแลรักษาป้องกันข้อมูลเหล่านี้ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยมีซอฟต์แวร์ที่เปรียบเสมือนสื่อกลางระหว่างผู้ใช้และโปรแกรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการใช้ฐานข้อมูล เรียกว่า ระบบจัดการฐานข้อมูล หรือ DBMS (data base management system)มีหน้าที่ช่วยให้ผู้ใช้เข้าถึงข้อมูลได้ง่ายสะดวกและมีประสิทธิภาพ การเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้อาจเป็นการสร้างฐานข้อมูล การแก้ไขฐานข้อมูล หรือการตั้งคำถามเพื่อให้ได้ข้อมูลมา โดยผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องรับรู้เกี่ยวกับรายละเอียดภายในโครงสร้างของฐานข้อมูล
ประโยชน์ของฐานข้อมูล
1 ลดการเก็บข้อมูลที่ซ้ำซ้อน ข้อมูลบางชุดที่อยู่ในรูปของแฟ้มข้อมูลอาจมี
ปรากฏอยู่หลาย ๆ แห่ง เพราะมีผู้ใช้ข้อมูลชุดนี้หลายคน เมื่อใช้ระบบฐานข้อมูลแล้วจะช่วยให้
ความซ้ำซ้อนของข้อมูลลดน้อยลง
2 รักษาความถูกต้องของข้อมูล เนื่องจากฐานข้อมูลมีเพียงฐานข้อมูลเดียว ใน
กรณีที่มีข้อมูลชุดเดียวกันปรากฏอยู่หลายแห่งในฐานข้อมูล ข้อมูลเหล่านี้จะต้องตรงกัน ถ้ามีการ
แก้ไขข้อมูลนี้ทุก ๆ แห่งที่ข้อมูลปรากฏอยู่จะแก้ไขให้ถูกต้องตามกันหมดโดยอัตโนมัติด้วย
ระบบจัดการฐานข้อมูล
3 การป้องกันและรักษาความปลอดภัยให้กับข้อมูลทำได้อย่างสะดวก การ
ป้องกันและรักษาความปลอดภัยกับข้อมูลระบบฐานข้อมูลจะให้เฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
ซึ่งก่อให้เกิดความปลอดภัย(security) ของข้อมูลด้วย
ประโยชน์ของฐานข้อมูล 1 ลดการเก็บข้อมูลที่ซ้ำซ้อน ข้อมูลบางชุดที่อยู่ในรูปของแฟ้มข้อมูลอาจมีปรากฏอยู่หลาย ๆ แห่ง เพราะมีผู้ใช้ข้อมูลชุดนี้หลายคน เมื่อใช้ระบบฐานข้อมูลแล้วจะช่วยให้ความซ้ำซ้อนของข้อมูลลดน้อยลง 2 รักษาความถูกต้องของข้อมูล เนื่องจากฐานข้อมูลมีเพียงฐานข้อมูลเดียว ในกรณีที่มีข้อมูลชุดเดียวกันปรากฏอยู่หลายแห่งในฐานข้อมูล ข้อมูลเหล่านี้จะต้องตรงกัน ถ้ามีการแก้ไขข้อมูลนี้ทุก ๆ แห่งที่ข้อมูลปรากฏอยู่จะแก้ไขให้ถูกต้องตามกันหมดโดยอัตโนมัติด้วยระบบจัดการฐานข้อมูล 3 การป้องกันและรักษาความปลอดภัยให้กับข้อมูลทำได้อย่างสะดวก การป้องกันและรักษาความปลอดภัยกับข้อมูลระบบฐานข้อมูลจะให้เฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น ซึ่งก่อให้เกิดความปลอดภัย(security) ของข้อมูลด้วย
การจัดโครงสร้างแฟ้มข้อมูล
โปรแกรมฐานข้อมูลที่นิยมใช้
โปรแกรมฐานข้อมูลจะช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งโปรแกรมฐานข้อมูล ที่นิยมใช้มีอยู่ด้วยกันหลายตัว เช่น Access, FoxPro, Mysql, Oracle, SQL, Sever เป็นต้น โดยแต่ละโปรแกรมจะมีความสามารถต่างกัน บางโปรแกรมใช้ง่ายแต่จะจำกัดขอบเขตการใช้งานหรือใช้กับฐานข้อมูลขนาดเล็กบางโปรแกรมใช้งานยากกว่า แต่จะมีความสามารถในการทำงานมากกว่าหรือใช้กับฐานข้อมูลขนาดใหญ่ จึงจะขอกล่าวถึงโปรแกรมฐานข้อมูลบางโปรแกรมที่นิยมใช้กัน ได้แก่- โปรแกรม Dbase
- เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลอีกชนิดหนึ่ง การใช้งานจะคล้ายกับโปรแกรม FoxPro ข้อมูลหรือรายงานที่อยู่ในไฟล์บน Dbase จะสามารถส่งไปประมวลผลในโปรแกรม Word Processor ได้และแม้แต่โปรแกรม Excel ก็สามารถอ่านไฟล์.DBF ที่สร้างขึ้นโดยโปรแกรม Dbase ได้ด้วย
- โปรแกรม Access
- นับเป็นโปรแกรมที่นิยมใช้กันมากในขณะนี้ โดยเฉพาะในระบบฐานข้อมูลขนาดเล็กและขนาดกลาง สามารถสร้างแบบฟอร์มที่ต้องการจะเรียกดูข้อมูลในฐานข้อมูล หลักจากบันทึกข้อมูลลงในฐานข้อมูลเรียบร้อยแล้ว จะสามารถค้นหาหรือเรียกดูข้อมูลจากเขตข้อมูลใดก็ได้ การแสดงผลก็อาจแสดงทางจอภาพ หรือส่งพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ก็ได้ นอกจากนี้ Access ยังมีระบบความปลอดภัยของข้อมูล โดยการกำหนดรหัสผ่านเพื่อป้องกันความปลอดภัยของข้อมูลในระบบได้ด้วย สำหรับโปรแกรม Access นี้จะกล่าวถึงวิธีการใช้เบื้องต้นโดยสังเขปไว้ในหน่วยถัดไป
- โปรแกรม FoxPro
- เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลที่มีผู้ใช้งานมากโปรแกรมหนึ่ง เนื่องจากใช้ง่ายทั้งวีธีการเรียกจากเมนูของ FoxPro และประยุกต์โปรแกรมขึ้นใช้งาน โปรแกรมที่เขียนด้วย FoxPro จะสามารถใช้กับ Dbase ได้ คำสั่งและฟังก์ชั่นต่าง ๆ ใน Dbase จะสามารถใช้งานบน FoxPro ได้ นอกจากนี้ใน FoxPro ยังมีเครื่องมือช่วยในการเขียนโปแกรม เช่น การสร้างรายงาน โปรแกรมที่เขียนด้วย FoxPro จะสามารถแปรเป็นไฟล์ .EXE ได้เช่นเดียวกับโปรแกรมภาษาอื่น ๆ และสามารถนำไปใช้งานกับคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น ๆ ได้โดยไม่จำเป็นต้องมีโครงสร้างของ FoxPro อยู่ในเครื่องด้วย
- โปรแกรม Oracle
- Oracle หมายถึง Object - Relational Database Management System (ORDBMS) มีความสามารถทำงานได้ทั้งในรูปแบบ Rational และบางคุณสมบัติของ Object Oriented เป็นผลิตภัณฑ์จากบริษัท ออราเคิล และยังเป็น RDBMS เชิงพาณิชย์ตัวแรกของโลก ออราเคิล ยังเป็น RDBMS ระดับ Database Sever มีความสามารถโดดเด่นในด้านการจัดการฐานข้อมูล มีความน่าเชื่อถือสูงสุด (reliable) และเทคโนโลยี Rollback Segment ที่สามารถจัดการกับข้อมูลในกรณีที่เกิดการล้มเหลวของระบบ หรือภาวะระบบไม่สามารถให้บริการได้ ด้วยเทคโนโลยี Rollback Segment จะจัดการ Instance Recovery ข้อมูลไม่ให้เกิดความเสียหายอันเนื่องมาจากการล้มเหลวของระบบได้อย่างดีมาก
- โปรแกรม Microsoft SQL Server
- เป็น RDBMS ระดับ Database Sever อีกตัวหนึ่ง ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในยุคปัจจุบัน และถือเป็นซอฟแวร์ของไมโครซอฟต์ตัวแรกที่ใช้เทคโนโลยี .NET เป็นเทคโนโลยีที่ทำให้เราสามารถนำเสนอข้อมูลออกมาใช้กับ Application ของ Windows หรือผ่านทางเครือข่ายอินเทอร์เน็ตได้สมบูรณ์ยิ่งขึ้น โดยทั่วไป MS-SQL Server จะทำงานร่วมกับระบบปฏิบัติการ Windows2000, 2003 Server เพื่อที่จะใช้ MS-SQL Server เป็นฐานข้อมูลในการทำระบบ ไคลเอนท์/เซอร์ฟเวอร์
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น